Guide complet sur la rémunération des administrateurs ou dirigeants d'entreprise

Plusieurs raisons peuvent justifier de se lancer en affaires. Bien que les projets entrepreneuriaux soient variés, ils ont tout de même un objectif commun: générer un certain revenu.

Puisque vous allez investir non seulement votre argent, mais également votre temps, il est tout à fait normal de vouloir recevoir un revenu. Cela est vrai, peu importe si vous êtes administrateur ou dirigeant de l’entreprise.

Heureusement, la loi prévoit comment préparer la rémunération de ces deux rôles clés. Puisqu’ils sont impliqués dans la prise de décision et dans l’orientation de l’entreprise, il est important d’éviter qu’ils n’abusent pas de leur position.

Il est également crucial de comprendre l’ampleur de leurs fonctions afin d’identifier vos besoins et les contraintes budgétaires de votre entreprise lorsque vient le temps de négocier la rémunération de vos employés.

Grâce à ce guide d’Avocats PME, voyez tout ce qu’il faut savoir sur la rémunération des administrateurs et des dirigeants d’entreprise au Québec!

Actionnaire vs. administrateur vs. dirigeant – Qui fait quoi?

Lorsque vous avez une société par actions incorporées au Canada ou au Québec, il y aura plusieurs fonctions différentes. Même si une seule personne peut occuper tous les rôles, ce n’est pas toujours le cas.

Il est donc important de connaître le rôle de chacun afin d’établir votre stratégie d’affaires. De cette manière, vous allez éviter de donner un rôle à une personne sans comprendre l’ampleur de la décision.

Qu’est-ce qu’un actionnaire?

Tout d’abord, l’actionnaire d’une entreprise est le propriétaire de l’entreprise. Ce dernier détient des actions qui lui donnent certains droits, notamment le droit de vote, le droit à des dividendes et le droit à un reliquat.

Selon la structure de votre capital-actions, un actionnaire pourrait détenir un ou tous les droits. Il peut également avoir une priorité dans l’exercice de certains droits. Par exemple, il peut y avoir des actions dites multivotantes qui lui donnent plusieurs voix.

Dans l’exercice des activités commerciales de l’entreprise, l’actionnaire n’a pas véritablement un rôle actif. En effet, il ne possède pas de pouvoir au sein des affaires de la société. Son vrai pouvoir est de voter lors des assemblées annuelles et extraordinaires.

Pour avoir un meilleur contrôle sur les actionnaires et prévenir les difficultés, il est recommandé d’adopter une convention unanime entre actionnaires. De cette manière, vous pourrez rapidement régler les différends lorsqu’ils surviennent. Les actionnaires ont également le pouvoir de nommer les administrateurs de l’entreprise.

Quel est le rôle des administrateurs?

Comme mentionné, les administrateurs sont élus par les actionnaires de l’entreprise. Le conseil d’administration va exercer tous les pouvoirs qui permettent la gestion des activités ainsi que des affaires internes de l’entreprise.

Pour exercer leurs pouvoirs, les administrateurs se rencontrent en conseil et votent sur des résolutions. Par exemple, cela pourrait concerner l’embauche d’un dirigeant ou la vente d’une propriété.

Puisque les actionnaires sont les propriétaires de l’entreprise, ils peuvent retirer une partie des pouvoirs des administrateurs. Pour ce faire, ils doivent l’indiquer dans une convention unanime entre actionnaires.

Grâce à cette convention, les actionnaires vont essentiellement dire aux administrateurs qu’ils doivent obtenir leur approbation avant d’agir. De cette manière, les actionnaires ont plus d’influence, mais cela a également comme effet de ralentir l’entreprise.

Que fait un dirigeant?

Finalement, même s’il exerce généralement des fonctions similaires aux administrateurs, le dirigeant est différent. Une entreprise peut avoir plusieurs dirigeants qui occupent des fonctions différentes, notamment:

• Le président,
• Le vice-président,
• Le trésorier, et
• Le secrétaire.

Si un dirigeant n’est pas administrateur, vous aurez l’obligation de décliner son identité dans le Registre des entreprises, et ce, dans la section « dirigeant». Les administrateurs se trouveront dans une autre section.

Qui nomme les dirigeants? C’est le conseil d’administration qui a le pouvoir de nommer les dirigeants et leur déléguer des pouvoirs. Généralement, les responsabilités des dirigeants sont dans les règlements intérieurs de l’entreprise.

En pratique, les dirigeants sont appelés à gérer l’entreprise sur une base quotidienne. À l’inverse, les administrateurs vont intervenir lorsqu’il faut prendre des décisions importantes pour le développement de l’entreprise.

Est-il possible de cumuler les fonctions?

Comme vous le constatez, la structure d’une entreprise comporte plusieurs rôles avec des fonctions différentes. En pratique, les petites et moyennes entreprises ne peuvent pas avoir ce nombre de personnes. Par conséquent, il est fréquent de voir une personne être à la fois actionnaire, administrateur et dirigeant de la PME.

Cela ne veut pas dire que vous pouvez faire comme bon vous semble. Il sera nécessaire d’utiliser la bonne documentation, ce qui va vous permettre de déterminer si les décisions sont prises à titre d’actionnaire ou d’administrateur.

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Les administrateurs peuvent-ils être rémunérés?

Oui, puisqu’il n’est pas interdit d’avoir des mandats à titre onéreux, vous avez la possibilité d’offrir une rémunération à vos administrateurs. Une telle décision sera tout de même encadrée par la législation en vigueur.

Qui détermine la rémunération des administrateurs? À moins d’avoir des indications contraires dans vos statuts, vos règlements ou votre convention unanime des actionnaires, ce seront les administrateurs eux-mêmes qui décideront de leur rémunération grâce à une simple résolution.

En d’autres termes, les administrateurs ont le pouvoir de choisir leur propre rémunération, ce qui place le conseil d’administration en conflit d’intérêts. Cependant, la loi est faite de cette manière et donc, il est possible de vivre avec ce conflit flagrant.

En revanche, cela ne veut pas dire que le conseil d’administration peut faire comme bon lui semble. Ce dernier doit éviter d’abuser de son pouvoir, notamment en s’octroyant une rémunération excessive et clairement disproportionnée aux services qu’il rend à l’entreprise.

Dans l’éventualité où le conseil d’administration adopte une résolution qui donne une rémunération abusive, il sera possible de demander l’intervention des tribunaux afin de remédier à la situation.

Les administrateurs peuvent-ils se faire rembourser certaines dépenses?

Outre la rémunération prévue pour leurs services, les administrateurs pourront également réclamer le remboursement de certaines dépenses qu’ils effectuent dans le cadre de leur mandat au sein de l’entreprise.

Toutefois, les règles en vigueur ne seront pas exactement les mêmes selon l’endroit d’incorporation de l’entreprise. Les entreprises provinciales et fédérales ne sont pas régies par la même loi et donc, certaines différences existent.

Les entreprises fédérales

Que vous soyez administrateur ou dirigeant de l’entreprise enregistrée au Canada, vous pourrez obtenir une indemnisation par la société pour les frais et dépenses qui sont considérés comme raisonnables.

À titre d’exemple, si vous devez effectuer des dépenses dans le cadre d’un procès où vous êtes partie en tant qu’administrateur, vous pourrez obtenir un remboursement. Évidemment, il faut s’assurer de toujours agir avec intégrité et bonne foi.

En ce qui concerne les dépenses lors de procédures judiciaires, votre entreprise peut souscrire à une assurance-responsabilité qui va couvrir les administrateurs. De cette manière, les dépenses seront couvertes. Normalement, cette assurance va permettre à l’entreprise d’avancer les fonds qui devront être remboursés par l’administrateur de mauvaise foi.

Les entreprises provinciales

Si votre entreprise est constituée au Québec, les règles auront quelques différences. Encore une fois, l’entreprise devra indemniser les administrateurs ainsi que les dirigeants pour les frais et dépenses raisonnables qui ont été occasionnés dans le cadre d’une poursuite. Cependant, il faudra respecter les deux conditions suivantes:

• Vous avez agi dans l’intérêt de la société, et
• S’il s’agit d’une poursuite pénale, il faut avoir de bonnes raisons de croire que votre conduite est conforme à la loi.

Au Québec, l’indemnité peut être offerte, même si l’administrateur n’est plus en fonction. À l’instar des entreprises fédérales, la société va avancer les sommes nécessaires afin que l’administrateur participe aux procédures.

Même si l’administrateur est directement poursuivi par l’entreprise elle-même ou s’il s’agit d’une action dérivée, ce dernier pourra obtenir l’avance auprès de l’entreprise tant et aussi longtemps qu’il respecte ses obligations.

En ce qui concerne les indemnités versées, l’ensemble des administrateurs sont solidairement responsables lorsque celles-ci ne respectent pas la loi. Même si le remboursement vise un administrateur en particulier, il pourra assister et participer au vôtre.

En pratique, le régime d’indemnisation au Québec est plus avantageux que celui au Canada puisqu’il garantit l’indemnité tant et aussi longtemps que les administrateurs respectent leurs obligations, notamment le devoir de loyauté et l’interdiction de faute lourde.

Au Fédéral, n’importe quelle faute est suffisante pour priver l’administrateur ou le dirigeant de leur droit à l’indemnité. En effet, l’entreprise a le choix d’offrir l’indemnité et non pas l’obligation.

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Salaire ou dividende – Quelle est la meilleure stratégie fiscale pour les dirigeants d’entreprise?

En tant que dirigeant d’entreprise, vous avez souvent une certaine liberté quant à la manière dont vous allez recevoir votre rémunération. Évidemment, puisqu’il s’agit d’un salaire conséquent, il est important de prendre en considération les conséquences fiscales.

D’abord, si vous choisissez un salaire, vous aurez à cotiser au Régime des rentes du Québec ainsi qu’à l’assurance-emploi. Bien que cela réduit le montant que vous allez recevoir, cela signifie également que vous aurez le droit aux prestations ainsi qu’à la retraite. Vous aurez également les trois déductions suivantes:

Ce dernier est aussi beaucoup plus avantageux lorsque vous souhaitez vous qualifier pour un prêt hypothécaire ou pour obtenir des prestations. Souvent, le fait d’avoir un faible salaire comporte aussi ses avantages fiscaux.

Cependant, lorsque vous choisissez de recevoir des dividendes, les règles fiscales sont différentes. D’abord, vous serez exempté des cotisations sociales. Vous n’aurez pas à payer pour la RRQ ou l’assurance-emploi, mais vous ne pourrez pas non plus en profiter.

L’un des principaux avantages est le fractionnement du revenu. Dans certains cas, il vous sera possible de fractionner les dividendes avec des membres de votre famille. De cette manière, le fardeau fiscal sera moins important.

Puisque les dividendes sont distribués après que l’entreprise ait payé de l’impôt, il y aura un crédit d’impôt pour dividendes, ce qui réduit le fardeau fiscal des dirigeants d’entreprise. Finalement, le versement de dividende requiert moins de formalités que le salaire, ce qui facilite le processus.

En fait, avoir des dividendes vous permet de contrôler votre taux d’imposition et celui de votre famille. La meilleure compensation se trouve à mi-chemin entre les dividendes et le salaire.

Quelles sont les principales différences entre le salaire et les dividendes?

En pratique, lorsque vous hésitez entre un salaire et des dividendes, il existe trois différences à prendre en considération. D’abord, lorsque vous avez un revenu élevé, le salaire risque d’entraîner des impôts élevés, d’autant plus si on prend en considération les cotisations sociales. Dans ce cas, les dividendes sont une meilleure option.

Ensuite, au niveau du calcul de vos impôts personnels, il vous prend en considération l’ensemble du salaire obtenu. Toutefois, en ce qui concerne les dividendes, celles-ci offrent une imposition beaucoup plus favorable.

Finalement, selon la structure de vos revenus et de votre choix entre un salaire et des dividendes, vous pourriez avoir accès à des déductions ainsi qu’à des crédits d’impôt plus ou moins intéressants.

Quelle est la meilleure compensation pour un dirigeant?

En fonction de votre situation financière, il sera possible pour un comptable de vous proposer une structure qui permet d’optimiser votre situation fiscale. Il est toujours recommandé de faire appel à un professionnel qui pourra prendre en compte vos autres sources de revenus ainsi que vos dettes.

En règle générale, il est recommandé de verser au dirigeant un salaire lui permettant d’avoir le maximum des cotisations admissible au RRQ. Ce dernier change annuellement, mais se trouve actuellement aux alentours de 75 000$.

De cette manière, le dirigeant pourra maximiser ses rentes de retraite. Ensuite, le dirigeant doit faire une analyse afin d’établir ses besoins financiers. En effet, bien que des dividendes vous donnent un meilleur contrôle, il n’en reste pas moins qu’il ne s’agit pas de liquidité, ce qui peut être embêtant pour certaines dépenses.

S’il reçoit un surplus, le dirigeant de l’entreprise devrait considérer constituer une société de gestion dans laquelle il pourra verser le surplus. Cela lui permettra de déduire une partie des dépenses et d’optimiser sa situation.

Une dernière stratégie est de tout simplement souscrire à une assurance-vie. Celle sera payée avec de l’argent non imposé au personnel et le coût net de l’assurance sera moins élevé. Certaines assurances offrent même des plans fiscaux avantageux.

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Bien qu’on entende souvent parler de la rémunération des dirigeants de grande entreprise, cette réalité s’applique aussi aux PME du Québec. Même si la rémunération est souvent moins importante, plusieurs considérations tant fiscales que juridiques sont prises en compte.

Après tout, les administrateurs vont dicter la ligne conductrice de l’entreprise et son développement à court et à long terme. Il faut donc s’assurer d’avoir les bonnes personnes. Pour attirer les bons candidats, la rémunération est souvent importante.

Toutefois, avant de promettre la Lune, il est important de s’assurer que la rémunération offerte reflète la réalité économique de votre entreprise, et ce, pas seulement à l’instant T. Vous devez être en mesure de prévoir la situation de votre entreprise à l’un terme.

Si vous êtes sur le point d’adopter une résolution pour la rémunération des administrateurs ou de signer un contrat pour embaucher un dirigeant, il est recommandé de faire appel à un avocat en droit des affaires afin de s’assurer que tout soit en ordre.

Heureusement, grâce à Avocats PME, il vous est possible de trouver le bon avocat rapidement et sans engagement de votre part.