Engager son premier employé – Quelles sont vos obligations légales?

Ça y est! Vous démarrez votre entreprise et, après plusieurs mois d’effort, votre commerce prend de l’ampleur. Bien que cela soit une bonne nouvelle, vous ferez face à de nouveaux défis.

L’une d’entre elles est la gestion de votre temps. Plus votre entreprise est grande, plus vous exercerez de responsabilités. Pour vous en sortir, il est important de déléguer une partie de vos tâches.

Par conséquent, vous aurez à embaucher vos premiers employés. Contrairement à la croyance populaire, la présence d’un employé ne rime pas toujours avec une plus grande liberté.

Afin de limiter les abus des employeurs, la loi leur impose de nombreuses obligations. Par conséquent, cela ajoute un fardeau administratif aux entrepreneurs, et ce, dès l’embauche d’un premier employé.

Grâce à ce guide d’Avocats PME, voyez l’ensemble de vos obligations lorsque vous trouvez un premier employé!

Le droit de gestion de l’employeur – Que faut-il savoir?

En tant qu’employeur, vous avez évidemment quelques droits. Le plus important est fort probablement votre droit de gestion qui vous permet essentiellement d’assurer la rentabilité de votre PME.

Grâce à ce droit, vous pouvez prendre des décisions et diriger vos employés afin d’assurer le bon déroulement de vos activités commerciales. Ce droit vous donne la possibilité d’encadrer l’ensemble de votre personnel.

Comment exercer votre droit de gestion?

Au Québec, c’est à l’employeur que revient le droit de déterminer les tâches qui seront à faire ainsi que la manière d’exécuter ces dernières. Il n’existe pas une manière précise d’exercer ce droit, mais voici quelques exemples de représentation de ce droit:

• La prévention du harcèlement (psychologique ou sexuel) au travail,
• L’attribution des tâches,
• La gestion des mesures disciplinaires et des absences, et
• Les congédiements.

Ce droit de gestion vient aussi avec une certaine forme d’obligation. Puisque vous avez le contrôle sur ce qui se passe au sein de votre entreprise, cela veut dire que vous avez à prendre les mesures nécessaires afin d’assurer la santé et la sécurité de tous vos employés lorsqu’ils sont sur les lieux de travail.

Par exemple, vous pourriez forcer vos salariés à suivre des formations ou à porter un certain équipement lorsqu’ils sont au travail, notamment un harnais ou des souliers particuliers. À défaut de respecter vos demandes, vous pourriez sanctionner l’employé.

Toutefois, lorsque vous exercez votre droit de gestion, il est important de prendre quelques précautions. Cela vous permettra d’éviter les abus. Ainsi, la première chose à faire est de s’assurer que vos demandes sont claires et fondées sur ce dont l’entreprise a véritablement besoin.

Dans le cadre de la supervision, vous devez agir de manière respectueuse et objective afin de vous assurer que le travail fait est de qualité. Vous devez aussi vérifier, lorsque vous faites part de vos attentes, que les employés ont tous les moyens et le temps nécessaires afin d’y parvenir.

Finalement, lorsque l’employé ne respecte pas vos demandes, il ne faut pas commencer avec des recours drastiques. Il est recommandé d’agir de manière progressive et équitable afin d’agir de manière respectueuse.

Ai-je le droit d’appliquer des mesures disciplinaires?

Tout à fait. Les mesures disciplinaires vont vous permettre de signifier aux employés visés quels sont les manquements reprochés et leur donner l’occasion de remédier à la situation. Qu’il soit question de leur comportement, leur attitude ou leur compétence, vous devez tous même agir d’une certaine manière:

• Les mesures doivent être progressives,
• Vous devez permettre à l’employé de répondre à vos exigences, et
• Vous devez donner à l’employé le temps nécessaire pour rectifier le tir.

De plus, l’employé doit clairement savoir ce qui lui est reproché et connaître les solutions possibles. Vous devrez lui expliquer les conséquences qui vont s’appliquer s’il n’est pas en mesure d’appliquer les solutions.

En ce qui concerne la gradation des sanctions, la première chose à faire est normalement de donner un avertissement verbal. Si celui-ci n’est pas suffisant, vous pourriez suivre la gradation suivante:

• Un avertissement écrit,
• Une lettre au dossier de l’employé,
• Une suspension, ou
• Un congédiement.

Évidemment, selon la gravité des comportements que vous reprochez à l’employé, les sanctions seront différentes. Si ce dernier comme une faute, vous pourrez congédier l’employé, même si les autres solutions n’ont pas été épuisées.

Quelles sont vos obligations salariales?

Qui dit emploi dit également obligation de payer un salaire. Le gouvernement a mis en place certaines mesures afin d’éviter que les employeurs abusent de leur position. D’abord au niveau du salaire minimum, ce dernier si votre employé a un salaire à pourboire ou non.

Ce salaire minimum s’applique, peu importe si l’employé travaille à temps plein ou à temps partiel. En d’autres termes, il ne sera pas possible de payer un taux horaire inférieur à ce dernier.

De plus, le taux horaire minimum est augmenté chaque année. Lors de la modification, vous aurez l’obligation d’ajuster le salaire de vos employés afin de respecter les nouvelles règles en vigueur. Si l’employé a déjà un salaire supérieur au taux horaire, vous n’aurez pas à faire des modifications.

En ce qui concerne le salaire à pourboire, cette option n’est pas offerte à tous. En effet, seuls les emplois suivants pourront être concernés:

• Les entreprises en restauration,
• Les entreprises qui font de la livraison de repas,
• Les établissements d’hébergement touristique, et
• Les entreprises qui servent des boissons alcoolisées.

Évidemment, il faut que le pourboire s’ajoute au salaire que vous allez verser à l’employé. L’entièreté du pourboire appartient aux employés et donc, vous n’avez pas le droit d’en conserver une partie, et ce, même si vous offrez un salaire supérieur au minimum.

Qu’est-ce qu’une convention de partage des pourboires?

Si vous avez des employés à pourboire, ceux-ci peuvent décider de s’entendre sur une manière de répartir l’argent reçu. Dans ce cas, il sera question d’une convention de partage des pourboires.

En fait, l’employeur n’a pas le droit d’imposer un partage des pourboires ou d’intervenir dans l’adoption d’une telle convention. Ce sont les employés qui rendent les services qui ont le droit d’adopter cette dernière.

Toutefois, même si l’employeur ne peut pas participer à l’adoption de la convention de partage, il pourrait être forcé d’aider la mise en place de cette dernière. Une fois validée, la convention va s’appliquer à tous les employés, présents ou futurs.

Présence au travail – Combien d’heures dois-je payer?

Dès qu’un salarié se présente au travail, vous aurez à le rémunérer. Normalement, vous devez payer pour le nombre d’heures travaillées. En revanche, si ce dernier travaille moins de 3 heures, vous aurez l’obligation de tout de même le payer un minimum de 3 heures.

Cette règle ne s’applique toutefois pas dans les cas de force majeure. Par exemple, si un incendie survient, vous n’aurez pas à payer 3 heures. De plus, si vous avez embauché un salarié pour qu’il travaille des périodes de moins de 3 heures (les brigadiers ou les chauffeurs d’autobus scolaire par exemple), la règle ne s’appliquera pas.

Il faudra également considérer les heures passées dans des réunions d’information comme étant des heures travaillées. S’il est possible de prévoir le temps de la réunion, l’employé sera payé pour ces heures. En revanche, si l’employé est convoqué lors d’une journée non ouvrable et que l’horaire de la rencontre est inconnu, il faudra payer l’employé au moins 3 heures.

Heures supplémentaires – Suis-je tenu de payer?

À défaut d’avoir une convention collective qui dit autrement, une semaine de travail normale est, au Québec, d’une durée de 40 heures. Au-delà de ce nombre d’heures, votre employé sera considéré comme faisant des heures supplémentaires.

Cependant, les primes qu’un employé reçoit ne sont pas considérées dans le calcul des heures supplémentaires. Ce dernier se limite entièrement au taux horaire. Au niveau des heures, les vacances ainsi que les jours fériés sont réputés avoir été travaillés.

Votre employé pourrait vous demander de remplacer les heures supplémentaires par un congé. Dans ce cas, il faudra multiplier le nombre d’heures supplémentaires travaillées par le taux et demi. Toutefois, ce remplacement ne peut être fait que si le salarié en fait la demande.

Mes employés ont-ils le droit à des pauses et des périodes de repos?

Dès qu’un employé travaille, il a le droit d’être payé. Pour être considéré comme être en train de travailler, l’employé doit être dans l’une des situations suivantes:

• Être disponible sur son lieu de travail et attendre qu’on lui donne des tâches,
• Être en déplacement pour le travail,
• Être en pause accordée par l’employeur, ou
• Être en période de formation ou d’essai.

De plus, si vous demandez à votre salarié d’arriver 15 minutes avant le travail ou de rester 15 minutes supplémentaires, vous avez l’obligation de payer l’employé. Vous serez aussi tenu de rembourser les dépenses raisonnables de l’employé lorsque ce dernier est en déplacement pour le travail.

En ce qui concerne les pauses, elles ne sont pas obligatoires au Québec. Si vous décidez d’en accorder à vos employés, sachez que vous aurez l’obligation de les payer et de les inclure dans le calcul d’heures travaillées.

Il y a une différence à faire entre les pauses et la période de repas. Pour chaque période de 5 heures consécutives travaillées, l’employé a le droit à une pause-repas de 30 minutes. En revanche, celle-ci ne sera pas rémunérée par l’employeur à moins qu’il soit contraint de rester à son poste de travail.

Finalement, pour chaque semaine de travail, l’employé a le droit à une période de repos de 32 heures. Il existe tout de même des exceptions, notamment dans le secteur agricole où il est parfois possible de repousser la période de repos.

Comment fonctionnent les vacances annuelles des employés?

Que votre employé travaille à temps plein ou à temps partiel, il aura le droit à des vacances annuelles ainsi qu’à une indemnité mieux connue comme la paie de vacances. La durée minimale est établie par la Loi sur les normes du travail.

En ce qui concerne la durée des vacances et l’indemnité, vous devrez avoir en main trois éléments fondamentaux:

• L’année de référence,
• Le salaire brut de l’employé (dans l’année de référence), et
• Le nombre d’années de service continu.

Les vacances de l’employé s’accumulent pendant une période de 12 mois. Celle-ci sera appelée « l’année de référence». Une fois la période de référence complétée, le travailleur aura 12 mois pour prendre ses vacances.

Pour la durée des vacances annuelles, il faudra prendre en considération le nombre d’années de service continues. Cela vous permettra aussi de calculer l’indemnité à laquelle l’employé a le droit.

Ceci ne concerne que les vacances annuelles. En revanche, les employés peuvent être admissibles à d’autres types de vacances, notamment les congés parentaux et l’absence pour une cause de maladie ou d’accident.

• Congé de maternité: Au moins 18 semaines.
• Congé de paternité: Au moins 5 semaines.

Pour les absences pour cause de maladie ou d’accident, les employés pourront être admissibles à 26 semaines selon la situation. Dans ce cas, il ne faudra pas comptabiliser les absences dans le calcul d’indemnité de vacances.

Qui décide de la période de vacances?

C’est l’employeur qui a le droit de déterminer à quel moment les employés peuvent partir en vacances. Vous aurez l’obligation d’informer individuellement les employés au minimum 4 semaines à l’avance.

En ce qui concerne le paiement de l’indemnité de vacances, vous devez la payer en un seul versement. Toutefois, pour ce qui est du moment, vous avez 2 options:

• Avant les vacances, ou
• Selon la période de paie normale.

À moins que vous ayez une convention collective ou que vous fermez votre boutique pendant deux semaines pendant les vacances alors que votre employé a le droit à trois semaines, il n’est pas possible d’offrir une indemnité compensatoire pour remplacer les vacances.

Il est possible, dans certains cas, de pouvoir reporter les vacances d’un employé. Ce sera notamment le cas si, à la fin de l’année, le salarié n’a pas pris toutes ses vacances, pour l’une des raisons suivantes:

• Maladie ou accident sans lien avec le travail,
• Don d’organe,
• Violence conjugale,
• Raisons familiales, ou
• Préjudice corporel grave.

Toutefois, en tant qu’employeur, vous avez le droit de refuser. Dans ce cas, vous serez alors tenu d’offrir une indemnité de vacances représentant les journées de vacances que l’employé n’a pas prises.

Qu’en est-il des jours fériés?

Il est fort à parier que vous aurez également à offrir un congé payé à vos employés lors des jours fériés au Québec. Contrairement aux vacances, il n’est pas possible de déplacer les jours fériés.

Pour qu’un employé soit éligible à l’indemnité, il ne doit pas s’être absenté du travail sans avoir un motif valable ou sans votre autorisation dans les jours qui suivent et précèdent le jour férié.

Dans certains cas, il est possible qu’un salarié ait à travailler un jour férié. Dans ce cas, il aura le droit à un salaire pour la journée en question ainsi que l’un des avantages suivants (selon la préférence de l’employeur):

• Une indemnité additionnelle, ou
• Un congé payé dans les 3 semaines qui suivent ou précèdent le jour férié, à l’exception de la fête nationale.

Si le jour férié tombe pendant les vacances du salarié, l’employeur pourra soit verser une indemnité pour jour férié ou accorder un congé compensatoire. Vous pourrez choisir la date tant que cela est raisonnable.

Comment calculer l’indemnité pour un jour férié?

Pour chaque jour férié, les employés ont le droit à 1/20 de leur salaire des 4 dernières semaines complètes. Ce montant n’inclut pas les heures supplémentaires. En d’autres termes, si l’employé à travailler son horaire habituel, il reçoit l’équivalent d’une journée de travail.

Si vos salariés travaillent au pourboire, vous devrez prendre en considération le montant déclaré dans le calcul de l’indemnité. Ces règles sont valables, même si votre employé travaille à temps partiel.

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Quelles sont mes obligations si mon employé se blesse à l’extérieur du travail?

Bien que vous ne soyez pas responsable de ce qui se passe à l’extérieur du travail, des accidents peuvent survenir et avoir un impact sur le travail de vos employés. Si l’un d’entre eux se blesse et doit s’absenter, le lien d’emploi sera protégé pour une période de 26 semaines par année.

En d’autres termes, vous ne pourrez pas sanctionner votre salarié dans une telle situation. Toutefois, cette absence est sans solde, à l’exception des 2 premiers jours qui devront être payés à moins d’avoir déjà été utilisés dans l’année.

Selon la situation, il est possible que l’employé puisse recourir à un régime d’assurance collective ou privée afin de percevoir une indemnité qui pourra remplacer une partie de son revenu.

Que doit faire l’employé? Il doit vous aviser le plus rapidement possible de son absence et vous indiquer la raison de ce dernier. Même s’il n’est pas obligé de vous fournir un billet médical, vous avez le droit de demander un document justifiant l’absence ainsi que la durée.

Attention! Vous avez l’obligation de prendre en considération les limites associées au droit à la vie privée de votre salarié. Ainsi, il ne vous sera pas possible de demander l’accès au dossier médical de ce dernier.

Est-ce que l’Employeur doit payer pour les absences?

Dans certains cas, oui. Si l’employé travaille depuis au moins 3 mois, l’employeur sera tenu de payer les 2 premières journées d’absence si elles sont justifiées pour l’une des situations suivantes:

• Obligations familiales (pour la garde, la santé ou l’éducation d’un enfant par exemple),
• Maladie ou accident n’ayant pas un lien avec le travail,
• Don d’organe, ou
• Violence conjugale.

L’employeur sera donc tenu de payer 2 jours par année civile (du 1er janvier au 31 décembre). Ces journées ne pourront pas être reportées ou remplacées par une indemnité si l’employé ne les a pas pris.

Congédiement vs. Licenciement vs. Mise à pied – Quelles sont les différences?

En tant qu’employeur, vous aurez l’obligation de prendre des décisions pour le développement de votre entreprise. Malheureusement, cela veut également dire que vous pourriez devoir mettre fin à des relations d’emploi avec certains employés.

Il ne sera toutefois pas possible de simplement renvoyer l’employé si vous n’êtes pas satisfait de son travail. De plus, vous aurez certaines obligations à respecter afin que le licenciement ou le renvoi soit légal.

Le congédiement

Votre droit de gestion vous permet également de congédier un employé pour des raisons disciplinaires ou pour un manque de compétence. Dans ce cas, vous mettrez fin de manière définitive au lien d’emploi.

Pour congédier un salarié, vous devrez d’abord remettre un avis de cessation d’emploi dans les délais prévus par la loi. Sinon, vous aurez à remettre une indemnité à titre de compensation financière.

Le licenciement

Lorsque vous licenciez un employé, vous mettez fin de manière définitive au lien d’emploi. Il sera possible de licencier l’employé lorsque vous n’avez plus besoin de ses services, et ce pour l’une des raisons suivantes:

• Difficultés financières,
• Innovations techniques, ou
• Restructuration d’entreprise.

Dans ce cas, vous aurez l’obligation de remettre un avis de cessation d’emploi écrit à votre employé. À défaut de remettre ce dernier, le travailleur pourra réclamer une compensation financière.

De plus, vous aurez l’obligation de rembourser tous les montants dus, notamment le salaire, les heures supplémentaires ainsi que les indemnités de vacances, au moment où vous licenciez votre employé.

La mise à pied

Contrairement au licenciement, la mise à pied ne fait que suspendre temporairement la relation de travail. Une telle décision se prend pour des raisons similaires au licenciement, mais l’employé pourra à tout moment être rappelé pour travailler.

Si vous prévoyez que la mise à pied dure plus de 6 mois, vous aurez l’obligation de remettre un avis de cessation d’emploi. Sinon, vous pourriez être contraint de payer une indemnité supplémentaire.

Vous pensiez que la mise à pied allait durer moins de 6 mois, mais celle-ci dépasse 6 mois? Dans ce cas, vous aurez l’obligation de payer une indemnité. Cela ne veut toutefois pas dire que le lien d’emploi est rompu.

Trouvez l’avocat en droit du travail qu’il vous faut grâce à Avocats PME!

L’embauche d’un employé peut vous être d’une grande utilité. Ce dernier pourrait effectuer certaines tâches et ainsi, vous aurez plus de temps pour la gestion et l’administration des affaires internes de votre entreprise.

Toutefois, il ne suffit pas de simplement trouver un employé et de payer pour vous conformer à la loi. En effet, vous aurez plusieurs autres obligations à respecter afin de prévenir les conflits de travail.

Malheureusement, si vous n’êtes pas habitué aux relations de travail, le respect des obligations pourrait vous prendre plus de temps et potentiellement vous coûter cher. Par conséquent, il est important d’avoir une connaissance de vos droits et de vos obligations.

Dans ce cas, il peut être préférable de faire appel à un avocat spécialisé en droit du travail. Vous serez donc certain de respecter vos obligations en tant qu’employeur. De plus, en cas de litige, il pourra vous aider à trouver une solution.

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