Engager son premier employé – Quelles sont vos obligations légales?

Au Québec, les employeurs ont plusieurs obligations à respecter envers leurs employés. En plus du salaire minimum, vous devrez notamment:

• Respecter les heures de travail,
• Donner des congés, et
• S’assurer que le lieu de travail est sécuritaire.

Si vous ne respectez pas ces obligations, une plainte pourra être déposée contre vous auprès de la Commission des normes, de l’équité, de la santé et de la sécurité au travail (CNESST).

Grâce à ce guide d’Avocats PME, voyez l’ensemble de vos obligations lorsque vous trouvez un premier employé!

Le droit de gestion de l’employeur - Que faut-il savoir?

Grâce au droit de gestion, l’employeur pourra s’assurer du bon fonctionnement de l’entreprise et sa rentabilité. Grâce à ce droit, l’employeur peut prendre des décisions et diriger ses employés afin d’assurer le bon déroulement de ses activités commerciales. Ce droit donne la possibilité d’encadrer l’ensemble de votre personnel.

Comment exercer votre droit de gestion?

L’employeur a le droit de déterminer les tâches qui seront à faire ainsi que la manière d’exécuter ces dernières. Il n’existe pas une manière précise d’exercer ce droit, mais voici quelques exemples:

• La prévention du harcèlement (psychologique ou sexuel) au travail,
• L’attribution des tâches,
• La gestion des mesures disciplinaires et des absences, et
• Les congédiements.

Ce droit de gestion vient avec une certaine forme d’obligation. Vous devrez prendre les mesures nécessaires afin d’assurer la santé et la sécurité de tous vos employés lorsqu’ils sont sur les lieux de travail.

Vous pourrez forcer vos salariés à suivre des formations ou à porter un certain équipement lorsqu’ils sont au travail (un harnais ou des souliers). Il vous sera possible de sanctionner l’employé qui ne respecte pas vos demandes.

Lorsque vous exercez votre droit de gestion, il faut prendre quelques précautions. La première chose à faire est de s’assurer que vos demandes sont claires et fondées sur ce dont l’entreprise a véritablement besoin.

Dans le cadre de la supervision, vous devez agir de manière respectueuse et objective afin de vous assurer que le travail fait est de qualité. Vous devez aussi vérifier, lorsque vous faites part de vos attentes, que les employés ont tous les moyens et le temps nécessaires afin d’y parvenir.

Lorsque l’employé ne respecte pas vos demandes, il ne faut pas commencer avec des recours drastiques. Il est recommandé d’agir de manière progressive et équitable.

Ai-je le droit d’appliquer des mesures disciplinaires?

Tout à fait. Cependant, lorsque vous appliquer des mesures disciplinaires, celles-ci doivent respecter les obligations suivantes:

• Les mesures doivent être progressives,
• Vous devez permettre à l’employé de répondre à vos exigences, et
• Vous devez donner à l’employé le temps nécessaire pour rectifier le tir.

L’employé doit comprendre ce qui lui est reproché et connaître les solutions possibles. Vous devrez lui expliquer les conséquences qui vont s’appliquer s’il n’est pas en mesure d’appliquer les solutions.

En ce qui concerne la gradation des sanctions, il faut généralement commencer par donner un avertissement verbal. Si celui-ci n’est pas suffisant, vous pourrez suivre la gradation suivante:

• Un avertissement écrit,
• Une lettre au dossier de l’employé,
• Une suspension, ou
• Un congédiement.

Selon la gravité des comportements que vous reprochez à l’employé, les sanctions seront différentes. Si ce dernier commet une faute grave, vous pourrez congédier l’employé, même si les autres solutions n’ont pas été épuisées.

Quelles sont vos obligations salariales?

Le gouvernement a mis en place certaines mesures afin d’éviter que les employeurs abusent de leur position. Le salaire minimum n’est pas le même si l’employé reçoit un pourboire.

Le salaire minimum s’applique, peu importe si l’employé travaille à temps plein ou à temps partiel. Il ne sera pas possible de payer un taux horaire inférieur à ce dernier.

Le taux horaire minimum augmente annuellement. Lors de la modification, vous aurez l’obligation d’ajuster le salaire de vos employés afin de respecter les nouvelles règles en vigueur. Si l’employé a déjà un salaire supérieur au taux horaire, vous n’aurez pas à faire des modifications.

En ce qui concerne le salaire à pourboire, cette option n’est pas offerte à tous. En effet, seuls les emplois suivants pourront être concernés:

• Les entreprises en restauration,
• Les entreprises qui font de la livraison de repas,
• Les établissements d’hébergement touristique, et
• Les entreprises qui servent des boissons alcoolisées.

L’entièreté du pourboire appartient aux employés et donc, vous n’avez pas le droit d’en conserver une partie, et ce, même si vous offrez un salaire supérieur au minimum.

Qu’est-ce qu’une convention de partage des pourboires?

Si vous avez des employés à pourboire, ceux-ci peuvent décider de s’entendre sur une manière de répartir l’argent reçu. Cela se fait généralement grâce à une convention de partage des pourboires.

L’employeur n’a pas le droit d’imposer un partage des pourboires ou d’intervenir dans l’adoption d’une telle convention. Ce sont les employés qui rendent les services qui ont le droit d’adopter cette dernière.

Même si l’employeur ne peut pas participer à l’adoption de la convention de partage, il peut être forcé d’aider la mise en place de cette dernière. Une fois validée, la convention va s’appliquer à tous les employés, présents ou futurs.

Présence au travail - Combien d’heures dois-je payer?

Dès qu’un salarié se présente au travail, vous devrez le rémunérer. Normalement, vous devez payer pour le nombre d’heures travaillées. En revanche, si ce dernier travaille moins de 3 heures, vous aurez l’obligation de le payer un minimum de 3 heures.

Cette règle ne s’applique pas dans les cas de force majeure. Par exemple, si un incendie survient, vous n’aurez pas à payer 3 heures. De plus, si vous avez embauché un salarié pour qu’il travaille des périodes de moins de 3 heures (les brigadiers ou les chauffeurs d’autobus scolaire par exemple), la règle ne s’appliquera pas.

Il faudra considérer les heures passées dans des réunions d’information comme étant des heures travaillées. S’il est possible de prévoir le temps de la réunion, l’employé sera payé pour ces heures. En revanche, si l’employé est convoqué lors d’une journée non ouvrable et que l’horaire de la rencontre est inconnu, il faudra payer l’employé au moins 3 heures.

Heures supplémentaires - Suis-je tenu de payer?

À moins d’avoir une convention collective, la semaine de travail normale est de 40 heures. Au-delà de ce nombre, l’employeur va travailleur des « heures supplémentaires ».

En ce qui concerne la paye de ces heures, vous devrez payer à taux et demi, soit une augmentation de 50% du taux horaire de votre employé. Ainsi si votre employé à un taux horaire de 30$ et qu’il travaille 45 heures dans une semaine, le premier 40 heures aura le taux horaire habituel. Toutefois, les 5 heures supplémentaires auront un taux horaire de 45$ de l’heure.

Les primes qu’un employé reçoit ne sont pas considérées dans le calcul des heures supplémentaires. Ce dernier se limite entièrement au taux horaire. Pour calculer les heures, il faut considérer les vacances et les jours fériés comme travaillés.

Votre employé peut demander de remplacer les heures supplémentaires par un congé. Dans ce cas, il faudra multiplier le nombre d’heures supplémentaires travaillées par le taux et demi.

Mes employés ont-ils le droit à des pauses et des périodes de repos?

L’employé sera considéré comme en train de travailler lorsqu’il est dans l’une des situations suivantes:

• Être disponible sur son lieu de travail et attendre qu’on lui donne des tâches,
• Être en déplacement pour le travail,
• Être en pause accordée par l’employeur, ou
• Être en période de formation ou d’essai.

Si vous demandez à votre salarié d’arriver 15 minutes avant le travail ou de rester 15 minutes supplémentaires, vous devez le payer. Vous serez tenu de rembourser les dépenses raisonnables de l’employé lorsque ce dernier est en déplacement pour le travail.

En ce qui concerne les pauses, elles ne sont pas obligatoires au Québec. Si vous décidez d’en accorder à vos employés, sachez que vous devez les payer et les inclure dans le calcul d’heures travaillées.

Il y a une différence à faire entre les pauses et la période de repas. Pour chaque période de 5 heures consécutives travaillées, l’employé a le droit à une pause-repas de 30 minutes. En revanche, celle-ci n’est pas rémunérée par l’employeur à moins qu’il soit contraint de rester à son poste de travail.

Pour chaque semaine de travail, l’employé a le droit à une période de repos de 32 heures. Il existe tout de même des exceptions, notamment dans le secteur agricole où il est parfois possible de repousser la période de repos.

Comment fonctionnent les vacances annuelles des employés?

Que votre employé travaille à temps plein ou à temps partiel, il a le droit à des vacances annuelles ainsi qu’à une indemnité mieux connue comme la paie de vacances. La durée minimale est établie par la Loi sur les normes du travail.

Pour déterminer la durée des vacances, il faut prendre en considération les trois éléments suivants:

• L’année de référence,
• Le salaire brut de l’employé (dans l’année de référence), et
• Le nombre d’années de service continu.

Les vacances de l’employé s’accumulent pendant une période de 12 mois. Celle-ci sera appelée « l’année de référence». Une fois la période de référence complétée, le travailleur aura 12 mois pour prendre ses vacances.

Le saviez-vous? Vous pouvez, si l’employé vous le demande, permettre à l’employé de prendre une partie ou l’ensemble de ses vacances pendant l’année de référence.

Pour la durée des vacances annuelles, il faudra considérer le nombre d’années de service continues. Cela vous permettra aussi de calculer l’indemnité à laquelle l’employé a droit.

Les employés peuvent être admissibles à d’autres types de vacances, notamment les congés parentaux et l’absence pour une cause de maladie ou d’accident.

• Congé de maternité: Au moins 18 semaines.
• Congé de paternité: Au moins 5 semaines.

Pour les absences pour cause de maladie ou d’accident, les employés pourront être admissibles à 26 semaines selon la situation. Dans ce cas, il ne faudra pas comptabiliser les absences dans le calcul d’indemnité de vacances.

Qui décide de la période de vacances?

C’est l’employeur qui détermine à quel moment les employés peuvent partir en vacances. Vous devrez informer individuellement les employés au minimum 4 semaines à l’avance.

En ce qui concerne le paiement de l’indemnité de vacances, vous devez la payer en un seul versement. L’employeur peut transférer l’indemnité à l’une des périodes suivantes:

• Avant les vacances, ou
• Selon la période de paie normale.

Vous souhaitez diviser les vacances de votre employé? Sachez que vous ne pouvez pas imposer la division et donc, il faut obtenir le consentement de votre employé. S’il est éligible à des vacances de moins d’une semaine, il faudra prendre toutes ses vacances de manière consécutive.

Il est possible de reporter les vacances d’un employé. Ce sera le cas si, à la fin de l’année, le salarié n’a pas pris toutes ses vacances, pour l’une des raisons suivantes:

• Maladie ou accident sans lien avec le travail,
• Don d’organe,
• Violence conjugale,
• Raisons familiales, ou
• Préjudice corporel grave.

L’employeur pourra alors refuser le report. Dans ce cas, vous serez tenu d’offrir une indemnité de vacances représentant les journées de vacances que l’employé n’a pas prises.

Qu’en est-il des jours fériés?

Il est fort à parier que vous aurez à offrir un congé payé à vos employés lors des jours fériés au Québec. Contrairement aux vacances, il n’est pas possible de déplacer les jours fériés.

Quels sont les jours fériés au Québec? il y en a 8:

• Le Jour de l'An (1er janvier),
• Le Vendredi saint ou le lundi de Pâques (l'employeur décide),
• La Journée des patriotes (le lundi qui précède le 25 mai),
• La fête nationale (24 juin),
• Le 1er juillet (si cette date tombe un dimanche, c'est reporté au 2 juillet),
• La fête du Travail (1er lundi de septembre),
• L'Action de grâces (2e lundi d'octobre), et
• Noël (25 décembre)

Pour qu’un employé soit éligible à l’indemnité, il ne doit pas s’être absenté du travail sans avoir un motif valable ou sans votre autorisation dans les jours qui suivent et précèdent le jour férié.

Il est possible qu’un salarié ait à travailler un jour férié. Dans ce cas, il aura le droit à un salaire pour la journée en question ainsi que l’un des avantages suivants (selon la préférence de l’employeur):

• Une indemnité additionnelle, ou
• Un congé payé dans les 3 semaines qui suivent ou précèdent le jour férié, à l’exception de la fête nationale.

Si le jour férié tombe pendant les vacances du salarié, l’employeur pourra soit verser une indemnité pour jour férié ou accorder un congé compensatoire. Vous pourrez choisir la date tant que cela est raisonnable.

Comment calculer l’indemnité pour un jour férié?

Pour chaque jour férié, les employés ont le droit à 1/20 de leur salaire des 4 dernières semaines complètes, excluant les heures supplémentaires. En d’autres termes, si l’employé à travailler son horaire habituel, il reçoit l’équivalent d’une journée de travail.

Si vos salariés travaillent au pourboire, vous devrez prendre en considération le montant déclaré dans le calcul de l’indemnité. Ces règles sont valables, même si votre employé travaille à temps partiel.

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Quelles sont mes obligations si mon employé se blesse à l’extérieur du travail?

Bien que vous ne soyez pas responsable de ce qui se passe à l’extérieur du travail, des accidents peuvent survenir et avoir un impact sur le travail de vos employés. Si l’un d’entre eux se blesse et doit s’absenter, le lien d’emploi sera protégé pour une période de 26 semaines par année.

En d’autres termes, vous ne pourrez pas sanctionner votre salarié dans une telle situation. Toutefois, cette absence est sans solde, à l’exception des 2 premiers jours qui devront être payés à moins d’avoir déjà été utilisés dans l’année.

Il est possible que l’employé puisse recourir à un régime d’assurance collective ou privée afin de percevoir une indemnité qui pourra remplacer une partie de son revenu.

Que doit faire l’employé? Il doit vous aviser le plus rapidement possible de son absence et vous indiquer la raison de ce dernier. Même s’il n’est pas obligé de vous fournir un billet médical, vous avez le droit de demander un document justifiant l’absence ainsi que la durée.

Attention! Vous devez considérer les limites associées au droit à la vie privée de votre salarié. Ainsi, il ne vous sera pas possible de demander l’accès au dossier médical de ce dernier.

Est-ce que l’employeur doit payer pour les absences?

Dans certains cas, oui. Si l’employé travaille depuis au moins 3 mois, l’employeur sera tenu de payer les 2 premières journées d’absence si elles sont justifiées pour l’une des situations suivantes:

• Obligations familiales (pour la garde, la santé ou l’éducation d’un enfant par exemple),
• Maladie ou accident n’ayant pas un lien avec le travail,
• Don d’organe, ou
• Violence conjugale.

L’employeur sera donc tenu de payer 2 jours par année civile (du 1er janvier au 31 décembre). Ces journées ne pourront pas être reportées ou remplacées par une indemnité si l’employé ne les a pas pris.

Congédiement vs. Licenciement vs. Mise à pied - Quelles sont les différences?

L’employeur aura l’obligation de prendre des décisions pour le développement de votre entreprise. Malheureusement, cela veut également dire qu’il peut mettre fin à des relations d’emploi avec certains employés.

Il ne sera pas possible de simplement renvoyer l’employé si vous n’êtes pas satisfait de son travail. De plus, vous aurez certaines obligations à respecter afin que le licenciement ou le renvoi soit légal.

Le congédiement

Votre droit de gestion vous permet de congédier un employé pour des raisons disciplinaires ou pour un manque de compétence. Dans ce cas, vous mettrez fin de manière définitive au lien d’emploi.

Pour congédier un salarié, vous devrez d’abord remettre un avis de cessation d’emploi dans les délais prévus par la loi. Sinon, vous aurez à remettre une indemnité à titre de compensation financière.

Le licenciement

Lorsque vous licenciez un employé, vous mettez fin de manière définitive au lien d’emploi. Il sera possible de licencier l’employé lorsque vous n’avez plus besoin de ses services, et ce pour l’une des raisons suivantes:

• Difficultés financières,
• Innovations techniques, ou
• Restructuration d’entreprise.

Dans ce cas, vous devrez remettre un avis de cessation d’emploi écrit à votre employé. À défaut de remettre ce dernier, le travailleur pourra réclamer une compensation financière.

De plus, vous aurez l’obligation de rembourser tous les montants dus, notamment le salaire, les heures supplémentaires ainsi que les indemnités de vacances, au moment où vous licenciez votre employé.

La mise à pied

Contrairement au licenciement, la mise à pied ne fait que suspendre temporairement la relation de travail. Une telle décision se prend pour des raisons similaires au licenciement, mais l’employé pourra à tout moment être rappelé pour travailler.

Si vous prévoyez que la mise à pied dure plus de 6 mois, vous aurez l’obligation de remettre un avis de cessation d’emploi. Sinon, vous pourriez être contraint de payer une indemnité supplémentaire.

Si aucune vacance n’était prévue durant la mise à pied, vous n’auriez pas l’obligation de verser une indemnité de vacances.

Vous pensiez que la mise à pied allait durer moins de 6 mois, mais celle-ci dépasse 6 mois? Dans ce cas, vous devrez payer une indemnité. Cela ne veut toutefois pas dire que le lien d’emploi est rompu.

Trouvez l’avocat en droit du travail qu’il vous faut grâce à Avocats PME!

Il ne suffit pas de simplement trouver un employé et de payer pour vous conformer à la loi. Vous aurez plusieurs autres obligations à respecter afin de prévenir les conflits de travail.

Malheureusement, si vous n’êtes pas habitué aux relations de travail, le respect des obligations pourrait vous prendre plus de temps et potentiellement vous coûter cher. Par conséquent, il est important d’avoir une connaissance de vos droits et de vos obligations.

Dans ce cas, il peut être préférable de faire appel à un avocat spécialisé en droit du travail. Vous serez donc certain de respecter vos obligations en tant qu’employeur. De plus, en cas de litige, il pourra vous aider à trouver une solution.

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