Facture non payée: quand et comment poursuivre?

Il est toujours difficile pour une entreprise de se retrouver avec un client qui ne paie pas pour les biens (ou les services) que vous avez rendus à temps.

Plusieurs petites ou moyennes entreprises (PME) peuvent rapidement se retrouver dans une situation précaire.

Plusieurs entrepreneurs au Québec vont être un jour ou l’autre confrontés à cette réalité. Une telle situation peut souvent avoir des conséquences sur le plan financier, mais également sur le temps que vous aurez à consacrer afin de remédier à la situation.

Avant de vous rendre devant un juge, il existe quelques alternatives disponibles afin de trouver une solution rapidement. Voici quelques conseils lorsque vous rencontrez un mauvais payeur!

Que faire lorsqu’un client ne paye pas?

Dès le début de vos relations avec un client, il est important d’adopter des mesures qui vont faciliter le processus de paiement d’une facture. De cette manière, vous minimiser dès le départ le risque de ne pas être payé.

1) Assurez-vous d’avoir des termes clairs

D’abord et avant, si vous souhaitez éviter les retards de paiement de vos factures envoyées à vos clients, il est important d’exprimer clairement les délais que ceux-ci devront respecter, et ce, dès le début.

Lorsque vous remettez un devis à un client, ce dernier devrait préciser non seulement les conditions générales de vente ou de service, mais également les éléments suivants:

• Les délais de paiement,
• L’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement, et
• Les pénalités de retard.

De cette manière, le client va connaître, dès le départ, l’ensemble de ses obligations ainsi que les conséquences s’il ne les respecte pas. De plus, en cas de retard, ces éléments vont vous permettre d’avoir toutes les chances de votre côté lorsque vous allez tenter de récupérer votre argent.

Il ne faut pas se limiter aux devis. Les factures pourront aussi être détaillées. Cela vous permet de rappeler au client ses obligations. Assurez-vous d’envoyer cette dernière le plus rapidement possible après avoir vendu le bien ou rendu le service afin d’accélérer le processus.

2) En cas de défaut de paiement, réagissez rapidement

Dans la majorité des cas, le défaut de paiement est causé par un retard ou tout simplement par un oubli. Même si aucun motif ne justifie un défaut de paiement, l’erreur est humaine et donc, ce manquement peut rapidement être résolu.

La première chose à faire après un défaut de paiement est de communiquer avec votre client par courriel. En lui envoyant une facture de rappel contenant tous les détails de la première ainsi que la mention que le client se trouve en retard de paiement.

Une telle mention pourrait inciter le client à rectifier la situation le plus rapidement possible. De plus, si votre contrat de service prévoyait le paiement d’intérêts en cas de retard, il est important de mentionner au client votre intention de les appliquer.

Afin de favoriser les bonnes relations d’affaires, vous pouvez donner un délai de grâce à votre client. Par exemple, vous pourriez ne pas appliquer les intérêts si ce dernier paie ce qui vous est dû dans la semaine suivant la réception de la lettre.

Si la relance par courriel n’est pas concluante, vous pouvez contacter directement le client par téléphone. Plusieurs clients ont parfois de la difficulté à réaliser les conséquences de leurs actions et donc, en leur rappelant que vous êtes aussi humain, cela pour vous permettre de trouver une solution.

De plus, cet appel va permettre à toutes les parties de comprendre la situation. À ce stade, il est important de garder un ton courtois, mais ferme. À la fin de l’appel, assurez-vous de préciser le moment où vous souhaitez recevoir le paiement.

Le client vous explique qu’il a un problème de liquidité? Si votre situation vous le permet, vous pouvez proposer un plan de paiement. Il est possible que ce dernier soit en mesure de payer la facture si celle-ci est étalée sur quelques semaines.

3) Sachez quand lâcher prise

Si vous n’êtes pas capable de trouver une solution à l’amiable avec le client, la prochaine étape sera d’envoyer une lettre de mise en demeure et, éventuellement, d’intenter un recours judiciaire.

Toutefois, avant de passer à cette étape, il est important de faire la balance des inconvénients. Les procédures judiciaires coûtent cher et donc, si la dette est faible, il est important de se questionner quant à la pertinence du recours.

Outre le coût des procédures et des honoraires d’avocat, vous devez aussi considérer le temps et l’énergie que vous devrez investir, notamment si vous êtes seul dans votre entreprise. Généralement, si le recours s’avère être plus dispendieux que la dette elle-même, il est peut-être judicieux de tout simplement lâcher prise et de renforcer vos conditions pour les prochaines factures.

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L’agence de recouvrement – Est-ce une bonne idée?

Si vous avez déjà entendu parler d’une personne qui n’a pas payé ses dettes, il est probable qu’une agence de recouvrement se trouvait également dans l’histoire. Ces entreprises ont comme mandat d’entamer les procédures nécessaires afin de collecter le montant qui vous est dû auprès du client ou tout autre débiteur.

La première étape pour l’agence sera de tenter de recouvrer la dette en communiquant avec l’entourage du client, notamment la famille, les amis, l’employeur ou les voisins. Cette communication aura essentiellement 2 objectifs:

1. Connaître vos coordonnées (adresse ou numéro de téléphone) lorsque c’est nécessaire, et
2. Communiquer avec l’une de ces personnes si elle a cautionné la dette.

En ce qui concerne les appels au travail, ceux-ci sont limités aux situations où les agents de recouvrement ne sont pas en mesure de communiquer directement avec le client ou si ce dernier a donné son autorisation.

Que vous décidiez de faire appel à une agence ou d’obtenir le recouvrement par vous-même, il est important de savoir que certains moyens de pression sont interdits. Voici une liste de ce que vous n’avez pas le droit de faire lorsque vous communiquez avec un client qui n’a pas payé ses factures:

• Lui dire qu’il pourrait aller en prison,
• Mentir ou l’induire en erreur,
• Communiquer avec le client même si ce dernier vous a mentionné qu’il était représenté par avocat
• Utiliser un document ressemblant à un document émis par la Cour ou le gouvernement,
• Récupérer l’argent auprès d’une autre personne que le client (ou son garant), ou
• Harceler, menacer ou intimider le client.

Sachez également que, si vous tentez de récupérer votre dette, vous ne pourrez réclamer que le montant de la dette et des intérêts, si celles-ci ont été mentionnées expressément dans votre contrat de vente ou de service.

Ainsi, il n’est pas possible de réclamer des frais de recouvrement, et ce, même si le client a causé des dépenses importantes et allongées les délais afin que vous receviez les montants qui vous sont dus.

En ce qui concerne l’agence de recouvrement elle-même, il s’agit d’une option intéressante lorsque vous avez un volume important de factures impayées. L’agence va agir comme intermédiaire qui va vous représenter dans le recouvrement de dette.

Toutefois, le rôle d’une telle agence reste limité. Ainsi, vous devriez choisir cette option si vous avez une grosse entreprise et que vous n’avez tout simplement pas le temps de gérer le recouvrement vous-même.

L’agence de recouvrement ne va pas connaître la situation précise et donc, s’il y a des particularités avec le client ou si vous avez normalement une bonne relation avec ce dernier, mieux vaut faire attention et tenter de régler la situation sans faire appel à une agence.

Avant le recours judiciaire – Comment envoyer une lettre de mise en demeure?

Si une facture n’est pas payée au bon moment, cela ne veut pas dire qu’il faut prendre la première occasion pour intenter un recours. Certaines étapes préalables doivent être respectées et celles-ci peuvent vous permettre d’éviter les coûts associés aux tribunaux.

L’une des étapes les plus importantes est la lettre de mise en demeure. Cette dernière a comme objectif d’inciter le destinataire à faire (ou ne pas faire) quelque chose dans un délai imparti.

En d’autres termes, vous allez reprocher à quelqu’un de ne pas avoir respecté ses obligations et lui demander de remédier à la situation à l’intérieur d’un délai prédéfini. Une fois qu’il reçoit la lettre, le destinataire aura deux possibilités:

• Accepter la demande dans la lettre de la mise en demeure et éviter les tribunaux, ou
• Refuser (ou ne pas répondre) la demande et prendre le risque de se trouver devant les tribunaux.

Ainsi, la lettre de mise en demeure est le dernier avertissement pour le destinataire. Ensuite, la personne ayant rédigé la lettre aura le droit d’intenter des procédures afin d’obtenir le paiement de la facture.

Vous souhaitez avoir une lettre de mise en demeure complète? Bien qu’il soit possible de rédiger la lettre par vous-mêmes, il vous est également possible de faire appel à un avocat afin d’avoir une lettre complète.

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Comment rédiger une lettre de mise en demeure?

Dans l’éventualité où vous prenez la décision de rédiger la lettre de mise en demeure par vous-même, il est important de s’assurer que celle-ci contient toutes les informations nécessaires.

Tout d’abord, la mise en demeure est une lettre. Il n’existe donc pas de formulaire à remplir. De plus, votre lettre devra contenir plusieurs éléments, notamment:

• La date de la rédaction de la lettre,
• Les coordonnées du destinataire,
• La mention « SOUS TOUTES RÉSERVES »,
• Le moyen utilisé pour transmettre la lettre (généralement par huissier ou par courrier recommandé),
• L’expression « mise en demeure » afin de préciser le contenu de la lettre,
• Le résumé du problème,
• Votre demande de règlement (avoir des demandes précises),
• Un délai raisonnable pour répondre à la lettre, et
• Vos coordonnées et votre signature.

La mention « SOUS TOUTES RÉSERVES » va spécifier au destinataire que le contenu de la lettre est réservé. De plus, en ce qui concerne le délai de réponse, il faut prendre en considération plusieurs éléments. Généralement, il faut prévoir 10 jours à partir de la réception de la lettre.

Lorsque vous envoyez la lettre de mise en demeure, il est important de conserver une preuve de réception. Cette preuve vous sera fournie lorsque vous utilisez un huissier ou le courrier recommandé.

Les petites créances – TOUT ce qu’il faut savoir!

Si vous décidez d’entamer des procédures judiciaires contre un mauvais payeur, il est possible que vous ayez à vous présenter devant la Cour des petites créances. En effet, ce sera généralement le cas lorsque votre demande a une valeur d’au plus 15 000$.

Contrairement aux autres institutions judiciaires, il n’est pas possible d’être représenté par un avocat devant les petites créances. Ce dernier pourra tout de même vous être d’une grande utilité lorsque vient le temps de préparer votre recours.

Qu’il s’agisse de prévoir votre plaidoyer ou de rédiger un document juridique (une lettre de mise en demeure par exemple), le professionnel en droit est tout de même en mesure de vous conseiller à toutes les étapes.

Un autre élément important à prendre en considération lorsque vous vous adressez aux petites créances est le délai pour introduire votre demande. Si vous ne respectez pas ce délai, vous ne pourrez pas obtenir gain de cause.

Qu’est-ce qu’un délai de prescription?

Lorsqu’il est question d’un « délai de prescription », il s’agit essentiellement de la période de temps que vous avez pour déposer votre demande devant les tribunaux avant de perdre définitivement vos droits.

Après l’expiration de ce délai, votre demande risque d’être automatiquement rejetée, et ce, même si vous avez complètement raison et que vous avez toutes les preuves à l’appui de votre demande.

Quel est le délai de prescription aux petites créances?

Bien qu’il existe quelques exceptions, le principe de base en droit civil est que vous avez 3 ans à partir de la survenance de l’acte pour déposer une demande devant les tribunaux. Par exemple, si une personne commet un acte fautif et que vous subissez un dommage, vous aurez 3 ans à partir du préjudice.

Dans le cas où vous avez offert un service, mais que le client n’a toujours pas payé sa facture, le délai va commencer à s’écouler à partir du moment où le montant vous était dû. Généralement, cela correspond à la date où les services ont été rendus.

Cependant, il faut faire attention aux quelques exceptions en vigueur. Par exemple, si votre recours vise une ville ou une municipalité, vous aurez 6 mois pour intenter un recours. De plus, il sera nécessaire d’envoyer un avis écrit à la ville dans les 15 jours de l’événement.

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Que faire si les factures impayées sont de plus de 15 000$?

Selon votre entreprise, il reste possible que les factures impayées totalisent une somme supérieure à 15 000$, et donc, il ne vous sera pas possible d’intenter une procédure devant les petites créances.

En effet, si votre recours se trouve légèrement au-dessus de la limite de 15 000$, il peut être judicieux de réduire le montant pour profiter des avantages des petites créances, notamment le fait que vous ne pourrez pas être représenté par un avocat.

Vous économiserez donc les honoraires de représentation de l’avocat qui peuvent se trouver entre 200$ et 400$ par heure. Sachant qu’il n’est pas possible de prévoir le temps qu’un avocat va passer sur votre dossier, la réduction du litige peut s’avérer la solution la plus responsable.

Lorsque le montant de la facture impayée est trop élevé, les honoraires de l’avocat peuvent alors être justifiés. Pour ne pas vous ruiner, il est d’abord important de comprendre le fonctionnement des honoraires d’avocats.

Au Québec, les avocats ne sont pas limités quant aux modalités de paiement choisies. Tant que les honoraires sont justes et raisonnables selon plusieurs critères, dont l’expérience dans un domaine de droit, l’avocat décide du montant qu’il charge.

Dans la majorité des cas, l’avocat va fonctionner avec un taux horaire. Pour chaque heure qu’il va passer sur votre dossier, vous aurez à lui payer un certain montant. Dans ce cas, il est important de savoir que TOUT sera comptabilisé.

Si votre dossier est rempli de mauvaises surprises, la facture totale des honoraires sera élevée et vous pourriez vous retrouver à devoir un montant plus important que prévu. Toutefois, plusieurs avocats seront en mesure de vous fournir une estimation, bien que celle-ci ne soit pas précise à 100% puisqu’il est impossible de prévoir tous les aléas.

D’autres avocats peuvent offrir des ententes à pourcentage. Si les factures impayées sont particulièrement élevées, l’avocat pourrait accepter d’être payé en fonction d’un pourcentage du montant que vous allez recevoir.

Ce mode de paiement vous permet de ne pas payer directement de vos poches l’avocat. S’il n’est pas en mesure de récupérer l’argent qui vous est dû, vous n’aurez pas à payer ce dernier. Toutefois, dans le cas inverse, il faut s’attendre à payer un montant plus important que les taux horaires. Après tout, l’avocat prend le risque dans ce dossier.

Finalement, d’autres avocats vont offrir des prix forfaitaires. En pratique, cette option est populaire dans les dossiers simples et assez répétitifs. Lorsque l’avocat en est mesure d’estimer le temps qu’il aura à dédier à votre dossier, il pourra vous proposer un prix fixe.

L’avantage d’une telle option est essentiellement d’éviter les mauvaises surprises. Vous convenez d’un montant et donc, même si le dossier s’avère plus compliqué que prévu, l’avocat ne pourra pas modifier ses honoraires en cours de route.

En cas de problème avec un mauvais client, faites appel à un avocat d’Avocats PME!

Dans la majorité des cas, les clients vont honorer leurs obligations et vous payer en temps opportun. Toutefois, la présence d’un seul mauvais payeur peut être suffisante pour mettre votre entreprise dans une position précaire.

Ainsi, dès qu’une personne accumule les retards de paiements, il est important d’entamer les procédures le plus rapidement possible afin d’éviter que la situation ne s’empire inutilement. De cette manière, vous mettez toutes les chances de votre côté afin de trouver une solution à ce problème.

Si le client concerné continue tout de même à ne pas vouloir vous payer, il faudra alors songer à faire appel aux tribunaux. Malheureusement, cette option occasionne des coûts additionnels pour votre PME.

En revanche, avoir une bonne stratégie vous permettra d’économiser et d’éviter les pertes de temps et d’argent. La première étape est donc de trouver un bon avocat qui vous permettra de récupérer l’argent qui vous est dû.

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