Comment établir une filiale pour sa PME?

Vous détenez déjà une entreprise et souhaitez diversifier vos activités ou investir pleinement dans un nouveau projet?

La création d’une filiale peut être une excellente option. Que ce soit pour développer une nouvelle gamme de produits, cibler un autre marché ou séparer certaines opérations, établir une filiale permet de le faire tout en conservant le contrôle.

Établir une filiale implique toutefois de respecter certaines démarches juridiques et administratives.

Qu’est-ce qu’une filiale au Québec?

Une filiale est une société distincte sur le plan juridique, mais contrôlée par une autre société, appelée société mère. Cette relation de contrôle s’établit généralement lorsque la société mère détient la majorité des actions de la filiale, soit plus de 50 % avec droit de vote.

• En d’autres mots, une filiale est une entreprise qui est majoritairement détenue par une autre entreprise!

Grâce à cette majorité, la société mère peut influencer les décisions opérationnelles de la filiale, sans pour autant perdre de vue que la filiale conserve son autonomie et son propre patrimoine. En effet, au Québec, comme dans le reste du Canada, bien que la filiale soit contrôlée en partie par une autre entreprise, elle demeure une entité juridique indépendante.

La filiale et la société mère sont deux entreprises distinctes. Cela signifie que la filiale peut posséder ses propres actifs, contracter des obligations et être responsable de ses dettes de manière distincte de la société mère.

Il est à de noter que le contrôle de la société mère sur la filiale peut être direct ou indirect :

• Direct: Lorsque la société mère détient elle-même la majorité des actions avec droit de vote.

• Indirect: Lorsque la société mère contrôle une autre société qui détient la filiale, ou lorsque le contrôle est partagé entre plusieurs entités sous la domination commune de la société mère.

On parle de contrôle indirect lorsqu’une société est la filiale d’une entité elle-même contrôlée par une société mère. Dans ce cas, l’entreprise située au sommet de la chaîne de participation est considérée comme la société mère ultime.

Autrement dit, une société peut être indirectement contrôlée par une autre plus haut dans la structure et être juridiquement reconnue comme sa filiale, même si plusieurs niveaux intermédiaires existent.

Pourquoi créer une filiale?

La création d’une filiale est une décision stratégique qui peut répondre à plusieurs objectifs et offrir de nombreux avantages à une entreprise, même pour une PME.

Il n’est pas nécessaire d’être une entreprise de grande envergure ou de générer des millions de profits par année pour justifier la mise en place d’une filiale.

Voici les principaux avantages qui motivent la création de filiales et les bénéfices associés :

Isoler les risques financiers et juridiques

L’un des principaux avantages de la création d’une filiale est la limitation des risques. En effet, parce que la filiale est une entité juridique distincte, ses dettes, obligations et éventuelles pertes n’engagent pas directement la société mère.

Problèmes financiers :

En cas de difficultés financières, la responsabilité de la société mère est limitée. En effet, la société mère, en tant qu’actionnaire, n’est donc pas tenue responsable des dettes de la filiale. La société mère peut ainsi protéger les autres actifs détenus dans sa propre entreprise.

Cependant, il est important de noter que, bien que la création d’une filiale soit censée isoler les risques financiers, il n’est pas rare que la société mère apporte un financement direct à la filiale, en utilisant des fonds propres pour l’investir dans celle-ci. Alors, en cas de difficultés financières, la société mère peut perdre l’argent qu’elle a prêté à la filiale.

Protection juridique :

Créer une filiale permet aussi de limiter la responsabilité juridique de la société mère. En effet, les poursuites ou obligations découlant des activités de la filiale ne s’étendent généralement pas à la société mère, celle-ci demeurant distincte sur le plan légal.

• Toutefois, cette protection n’est pas absolue! En effet, en cas de fraude, de gestion abusive ou d’abus de droit orchestré par la société mère, les tribunaux peuvent lever le voile corporatif et la tenir responsable.

Ainsi, bien que la création d’une filiale offre une certaine sécurité juridique, elle ne permet pas d’échapper aux conséquences d’un comportement fautif ou illégal.

Optimiser la gestion fiscale

Deuxièmement, la création d’une filiale peut être un moyen efficace d’optimiser la gestion fiscale d’une entreprise. En disposant de deux entités juridiques distinctes, il devient possible de tirer parti des règles fiscales propres à chacune.

Les gouvernements provincial et fédéral prévoient également des avantages fiscaux pour les petites entreprises ou pour certains secteurs d’activité. Ainsi, une filiale peut bénéficier de crédits d’impôt ou de taux réduits auxquels la société mère n’a pas accès, et l’inverse peut aussi être vrai.

Par ailleurs, lorsqu’une entreprise souhaite créer une filiale dans une autre province ou à l’étranger, elle peut tirer avantage de conditions fiscales plus favorables selon la localisation. Certains territoires appliquent des taux d’imposition plus faibles ou mettent en place des programmes incitatifs pour attirer les entreprises.

Faciliter la gestion et la croissance des activités

Créer une filiale permet de mieux organiser les activités. Cette filiale peut se concentrer sur un secteur, un marché ou une région différente de celle de la société mère, ce qui facilite la gestion au quotidien. Cette séparation clarifie les responsabilités entre la société mère et la filiale, avec des équipes autonomes pour chacune.

Les ressources sont réparties en fonction des besoins spécifiques de la filiale et de la société mère. De plus, la filiale et la société mère gèrent de manière indépendante leurs contrats, leurs employés et leurs biens, ce qui simplifie la gestion globale.

Simplifier le processus de fusion

Si un jour la société mère décide de fusionner avec sa filiale, ou si elle possède deux filiales qu’elle souhaite fusionner en une seule entité, cette opération est plus simple et moins coûteuse que la fusion entre deux sociétés indépendantes.

Lorsqu’elle détient la totalité des actions de la filiale ou des filiales, la société mère peut réaliser la fusion par simple résolution des conseils d’administration des entités concernées, sans nécessiter d’assemblée générale extraordinaire des actionnaires ni d’autres formalités complexes.

Cette procédure simplifiée permet une fusion rapide et efficace. Elle réduit les coûts et les délais tout en assurant la continuité de l’activité sous une seule entité juridique.

Une filiale est-elle une succursale?

Non! Une filiale et une succursale sont deux structures d’entreprise bien distinctes, avec des implications juridiques et opérationnelles différentes.

Comme mentionné plus haut, une filiale est une entité juridique indépendante, créée ou acquise par une société mère qui en détient la majorité des actions. La filiale dispose de sa propre personnalité juridique, possède ses biens et est responsable de ses dettes, distinctement de la société mère.

À l’inverse, une succursale n’est pas une entité juridique distincte :

• Elle fait partie intégrante de l’entreprise qui l’a établie.
• Elle n’a pas de personnalité juridique propre.
• Elle dépend entièrement de l’entreprise mère pour ses opérations, sa gestion et ses responsabilités financières.

La succursale est donc une simple extension géographique de l’entreprise mère, souvent mise en place pour exercer des activités dans une autre région.

Le choix entre filiale et succursale dépend des objectifs de l’entreprise. La filiale offre plus d’indépendance et limite les risques financiers, mais nécessite une gestion administrative plus importante et coûteuse. La succursale, quant à elle, permet une gestion plus centralisée, mais expose l’entreprise mère à l’ensemble des responsabilités liées à ses activités.

Choisir entre créer une filiale ou acquérir une entreprise pour en faire une filiale!

Lorsqu’une entreprise souhaite établir une filiale, elle dispose essentiellement de deux options : créer une nouvelle société ou acquérir une entreprise existante.

Le choix entre création et acquisition dépend de plusieurs facteurs, tels que la stratégie d’expansion, le niveau de contrôle souhaité, les ressources disponibles et le rythme de développement attendu. Dans tous les cas, la filiale reste sous l’autorité de la société mère, qui détient la majorité des actions, tout en conservant sa propre personnalité juridique distincte.

Comment créer une filiale au Québec?

Si une entreprise décide de créer une filiale, cela implique au Québec la constitution d’une nouvelle entreprise incorporée dont la majorité des actions sera détenue par la société mère. Une filiale est une entreprise, une société par actions standard, et sa création suit donc les mêmes étapes que pour toute autre société par actions.

Voici les principales étapes à suivre pour créer une filiale au Québec :

Choisir la loi constitutive de la filiale

Pour qu’une société soit reconnue comme filiale, elle doit être constituée en société par actions. Au Québec, deux régimes juridiques s’offrent aux entreprises pour leur incorporation :

• La première option est l’incorporation provinciale, régie par la Loi sur les sociétés par actions (LSA) du Québec. Ce régime convient aux entreprises qui souhaitent exercer leurs activités principalement dans la province.
• La deuxième option est l’incorporation fédérale, sous la Loi canadienne sur les sociétés par actions (LCSA). Cette formule est adaptée aux sociétés qui envisagent de s’étendre au-delà du Québec, sur l’ensemble du territoire canadien.

Le choix entre incorporation provinciale ou fédérale dépend essentiellement des objectifs de la société mère, de la portée géographique de la filiale et des besoins spécifiques en termes de réglementation et de marché. Cette décision influence la manière dont la filiale opérera et sera réglementée.

Choisir le nom de la filiale

Par la suite, la société mère doit choisir un nom pour sa filiale. Ce nom doit respecter plusieurs règles, telles que :

• Être unique et ne pas être déjà utilisé par une autre entreprise au Québec ou au Canada.
• Ne pas contenir de termes offensants, immoraux ou interdits par la loi.
• Ne pas donner l’impression d’être un groupement sans but lucratif.
• Ne pas laisser croire à tort qu’elle est une autorité publique ou qu’elle y est liée.
• Respecter la Charte de la langue française.

Pour vérifier la disponibilité du nom, il est recommandé d’effectuer une recherche auprès du Registraire des entreprises du Québec (REQ) ou via le système NUANS à l’échelle canadienne.

Constituer officiellement la filiale auprès du Registraire des entreprises du Québec (REQ)

Après avoir choisi la loi constitutive de la filiale et établi son nom, il est nécessaire de procéder à sa constitution officielle auprès du Registraire des entreprises du Québec (REQ). Pour cela, plusieurs documents doivent être préparés et soumis.

L’un des documents devant être établis est les statuts constitutifs. Ce document officiel décrit la structure juridique de la société. Il inclut notamment :

• Le nom de la société
• L’adresse du siège social (qui doit être au Québec pour une incorporation provinciale)
• L’identité des fondateurs (la société mère)
• Le nombre d’actions autorisées et leur répartition
• Les règles sur les transferts d’actions
• Le nombre et le rôle des administrateurs

Une autre pièce importante est la déclaration initiale, qui contient les informations essentielles sur la société, notamment son adresse, les administrateurs, la nature des activités et autres détails pertinents.

Une fois tous les documents dûment complétés et signés, ils doivent être déposés auprès du Registraire des entreprises du Québec. Ce dépôt officialise la création de la filiale, qui devient alors une entité juridique distincte prête à exercer ses activités selon les règles établies.

Après l’enregistrement auprès du REQ, la filiale reçoit automatiquement un Numéro d’entreprise du Québec (NEQ). Ce numéro est essentiel, car il identifie la société dans toutes ses relations administratives et fiscales avec le gouvernement provincial.

S’inscrire aux fichiers fiscaux et aux taxes

Pour pouvoir opérer légalement et percevoir les taxes auprès de ses clients, la filiale doit s’inscrire aux différents fichiers de taxes provinciales et fédérales:

• TPS/TVH : taxe sur les produits et services ou taxe de vente harmonisée, selon le cas.
• TVQ : taxe de vente du Québec.

L’inscription est obligatoire si la filiale effectue des ventes taxables dépassant un certain seuil.

Obtenir les permis et licences nécessaires

Selon la nature des activités de la filiale, il peut être nécessaire d’obtenir certains permis ou licences pour être en règle :

• Permis municipaux
• Licences sectorielles (exemple : commerce alimentaire, services financiers, construction)
• Toutes autres autorisations spécifiques à l’industrie

Il est conseillé de vérifier auprès des autorités compétentes quels documents sont requis avant de débuter les activités d’entreprise de la filiale.

Résumé des étapes pour créer une filiale au Québec :

En suivant toutes ces étapes, la création d’une filiale au Québec se fait de manière claire et conforme aux exigences légales. Cette nouvelle entreprise permet à la société mère de développer ses activités tout en limitant ses risques.

Avocats PME vous aide à trouver un avocat spécialisé en droit des affaires pour établir une filiale!

Si vous souhaitez créer une filiale, il est vivement conseillé de consulter un avocat spécialisé en droit des affaires. Cet avocat possède l’expertise nécessaire pour vous accompagner dès le départ, en vous fournissant des conseils clairs sur vos obligations légales et en vous guidant dans les démarches administratives liées à l’établissement de la filiale.

Faire appel à un avocat dès le début permet de constituer la filiale en évitant des erreurs coûteuses, d’assurer la conformité aux lois et de structurer la filiale selon vos objectifs. Son intervention facilite aussi la rédaction des documents essentiels ainsi que la gestion des relations entre la société mère et sa filiale.

Bref, pour la création d’une filiale réussie, l’appui d’un avocat spécialisé est un investissement clé pour concrétiser votre projet entrepreneurial!

Avocats PME est une solution simple, rapide, et gratuite pour trouver un avocat spécialisé en droit des affaires! Tout ce que vous avez à faire, c’est de remplir notre formulaire de demande en nous expliquant votre situation.

Suite à votre demande, nous vous mettrons rapidement en contact avec un avocat près de chez vous. Ce processus ne nécessite aucun engagement de votre part!