Contrat verbal entre entreprises: est-ce une idée viable?

Votre petite ou moyenne entreprise (PME) souhaite conclure une entente avec un partenaire commercial ou même un employé?

La préparation d’un contrat est sans aucun doute le nerf de la guerre.

Mais dans le monde des affaires, une poignée de main a souvent une valeur similaire au contrat pour les entrepreneurs. D’un point de vue juridique, est-ce réellement le cas? En fait, il s’agit essentiellement d’un contrat verbal.

Bien qu’un tel accord présente quelques avantages, notamment en ce qui concerne la rapidité qui est souvent nécessaire, il y a également plusieurs enjeux à prendre en considération avant de conclure un tel accord.

Avocats PME vous explique à quel moment le contrat verbal est une bonne idée pour vous et votre entreprise

Le contrat verbal – De quelle manière vous protège-t-il?

Tout d’abord, il est important de comprendre que des contrats verbaux sont conclus tous les jours, tant au niveau personnel que professionnel. Le simple fait que le contrat ne soit pas rédigé ne veut pas dire que vous n’avez aucune protection.

En effet, même un contrat oral aura une valeur légale qui sera reconnue par l’ensemble des tribunaux au Québec. Il n’en reste pas moins qu’il existe certains enjeux pratiques lorsque vous choisissez de conclure un contrat verbal.

Évidemment, comme son nom l’indique, le contrat verbal n’aura pas de preuve écrite. Il ne sera pas conclu sur un support (sur papier ou de manière électronique) et il faudra se fier à la parole des personnes impliquées.

Il vous sera possible de faire valoir un tel contrat devant les tribunaux. Généralement, ce sera le cas si vous déposez une demande devant les petites créances. En revanche, même si le recours se fait devant un tribunal administratif, le contrat verbal sera valable.

Il faut toutefois comprendre la limite des contrats verbaux au Québec avant de prendre la décision de ne pas le mettre à l’écrit.

1) Contrat verbal – Quel est le contenu?

En pratique, il peut être difficile, même avec un contrat écrit, de déterminer la nature de la relation contractuelle. Le contrat verbal ne rend évidemment pas la situation plus facile. Cela sera d’autant plus vrai lorsqu’on doit déterminer l’obligation.

Lorsque vous concluez un contrat, il existe essentiellement trois niveaux d’obligation qui imposent un fardeau plus ou moins important aux parties du contrat:

• L’obligation de moyen
• L’obligation de résultat
• L’obligation de garantie

Pour déterminer le niveau d’obligation de votre contrat, il est souvent nécessaire de se référer aux termes choisis. Évidemment, dans le cas du contrat verbal, cela s’avère être une tâche particulièrement difficile.

Cela est également vrai pour la nature du contrat. Au Québec, il existe les règles de base qui s’appliquent à l’ensemble des relations contractuelles. Toutefois, certains contrats doivent aussi respecter des règles particulières.

C’est notamment le cas du contrat de consommation. Si un commerçant conclut un contrat avec un consommateur, il y a une liste d’obligations à respecter. L’une d’entre elles est que le contrat doit obligatoirement être écrit.

2) La prépondérance de la preuve

Le problème le plus important avec les contrats verbaux est lorsque vient le temps de prouver ce dernier. En effet, chaque année, les tribunaux entendent une centaine de causes qui reposent essentiellement sur la validité des contrats verbaux.

Pour savoir si ce contrat est valide, la première chose à faire est de vérifier l’existence d’une relation contractuelle. En d’autres termes, il faut déterminer si les parties au contrat se sont entendues sur certains éléments, notamment:

• Sur ce qui doit être fait par les parties,
• Sur le prix,
• Sur les échéances à respecter, et
• Sur les modalités du contrat.

Comme nous l’avons mentionné, l’enjeu est de prouver ces éléments du contrat sans avoir une preuve écrite. Normalement, le juge va prendre en considération plusieurs éléments. Outre les faits, il pourrait retenir en preuve:

• Des témoignages,
• Des factures,
• Des photos, ou
• Des écrits en lien avec le contrat (des textos par exemple).

En droit civil, la preuve doit être faite selon la prépondérance des probabilités. En d’autres termes, la partie qui initie le recours doit prouver au juge qu’il est plus probable que le contrat verbal existe que non.

Attention! Si la somme du montant réclamé est de moins de 1 500$, vous pouvez faire une preuve entièrement basée sur des témoignages. Toutefois, si le montant est supérieur, vous devrez nécessairement avoir des documents.

Si vous n’avez aucun document qui peut vous aider à prouver l’existence du contrat verbal d’une valeur supérieure à 15 000$, il pourrait être difficile, voire impossible d’obtenir gain de cause lors d’un recours.

3) Quelles sont les limites du contrat verbal

Bien qu’il soit possible d’utiliser les contrats verbaux, ces derniers ont tout de même des limites importantes. Généralement, lorsque vous souhaitez en prouver l’existence, vous serez confronté aux difficultés suivantes:

• Une interprétation moins précise,
• Un manque de détails, et
• Des oublis quant au contenu.

En fait, le contrat repose en grande partie sur des éléments intangibles et donc, c’est souvent votre parole contre celle de l’autre partie. Il sera donc nécessaire d’établir la crédibilité des témoins.

De plus, les contrats verbaux ne sont pas toujours possibles. Afin d’éviter les problèmes exposés précédemment, le gouvernement a obligé le contrat écrit des quelques situations précises, notamment:

• Le contrat d’hypothèque,
• Le contrat d’achat automobile d’occasion auprès d’un commerçant,
• Le contrat de donation

Bien que pratique en raison de son manque de formalisme et de sa rapidité, le contrat verbal ne fait pas de miracle.

Par conséquent, lorsque vous souhaitez conclure un contrat avec un partenaire d’affaires, il est toujours préférable d’avoir un contrat écrit puisqu’il offre tout simplement une meilleure protection et vous évite plusieurs problèmes.

Pourquoi le contrat écrit est-il (généralement) une meilleure option?

Surtout dans le monde des affaires, il est fortement recommandé de faire un contrat écrit lorsque cela est possible. Après tout, l’objectif est de s’entendre à l’avance et trouver des solutions en cas de désaccord.

L’adage « les paroles s’envolent, mais les écrits restent » résonne justement dans les cas où vous hésitez entre le contrat verbal et le contrat écrit. Outre les cas où le contrat écrit est obligatoire, ce dernier vous permet d’avoir une meilleure protection.

Si un problème survient, il est souvent trop tard et trouver une solution peut être particulièrement difficile. Par exemple, si vous commandez des produits supplémentaires auprès de votre fournisseur en plus de votre commande habituelle sans discuter des prix, il est possible que vous ayez une surprise lorsque vous allez recevoir la facture.

Comme mentionné, l’un des principaux avantages du contrat verbal est sa rapidité.

Toutefois, cela signifie qu’il est fréquent que certains éléments ne soient pas négociés au moment de la conclusion du contrat. En ce qui concerne l’exemple précédent, il s’agit d’une situation qui est facile à éviter si vous avez une preuve écrite du prix à payer.

Malheureusement, il peut désormais être difficile de trouver une solution à l’amiable. Si vous aviez été prévenu du prix élevé, vous n’auriez probablement pas commandé les produits supplémentaires.

Bien que le contrat écrit soit généralement plus long à préparer, cela vous permet de prévoir plus de détails. En plus du montant à payer, vous pourrez en établir les modalités, notamment la date limite du paiement.

Advenant une poursuite, l’existence d’un écrit va vous permettre d’éviter beaucoup de soucis. La preuve reste beaucoup plus simple à faire. Vous n’aurez qu’à déposer le contrat et c’est tout.

Comment puis-je prouver le contrat verbal de ma PME?

Si vous avez tout de même pris la décision de conclure un contrat verbal, il existe néanmoins des méthodes pour en prouver l’existence. Cependant, il ne suffit pas de se présenter devant un juge afin de lui réciter les éléments sur lesquels vous vous êtes entendu.

En cas de conflit, vous allez sûrement être appelé à venir témoigner votre version des faits. Évidemment, l’autre partie fera de même et, sans surprise, vos explications seront bien différentes les unes des autres.

Pour rendre une décision, le juge devra analyser la situation et déterminer si l’une des versions est plus probable que l’autre. Malheureusement, il est tout à fait possible que le juge donne raison à l’autre partie, même si cette dernière s’avère ne pas représenter la réalité.

Comme nous l’avons précédemment expliqué, la situation est différente lorsque la somme du litige dépasse 1 500$. Dans ce cas, le témoignage ne sera valable que si l’une des conditions suivants:

• Vous avez un commencement de preuve, ou
• L’une des parties est une entreprise et le contrat s’est passé dans le « cours des activités de l’entreprise ».

Un commencement de preuve est tout simplement un élément qui va venir supporter vos prétentions. Par exemple, il pourrait s’agir d’un virement bancaire ou d’un courriel faisant référence à l’entente en question.

Toutefois, si les contrats sont conclus dans le cours des activités de votre entreprise, la preuve par témoignage sera généralement acceptée, ce qui peut s’avérer être un avantage particulièrement intéressant. Cette règle (et les exceptions) se trouve à l’article 2862 du Code civil du Québec:

Que veut dire « dans le cours des activités d’une entreprise »?

Cette exception ne s’applique que dans les activités courantes et régulières de l’entreprise. Donc, les contrats occasionnels ne sont pas inclus.

Pour déterminer les activités régulières d’une entreprise, il faut porter une attention particulière à son objet. Par exemple, une compagnie en construction fait évidemment de la construction de bâtiment. Ainsi, les contrats verbaux conclus dans ce cadre pourront être démontrés par preuve testimoniale.

L’exception s’applique puisque ces actes sont posés de manière répétitive et quasiment systématique par l’entreprise. Il sera alors possible de faciliter le processus en évitant le commencement de preuve qui peut être difficile à obtenir.

En revanche, les actes accessoires n’ont pas le même traitement. Cela inclut des actes qui sont nécessaires pour le bon fonctionnement de l’entreprise, mais qui n’ont pas nécessairement un lien direct avec l’entreprise. Par exemple, si la compagnie de construction achète des chaises pour le bureau.

Que puis-je faire si l’autre partie ne respecte pas le contrat verbal?

La réalité est que la forme du contrat importe peu lorsque tout se passe comme prévu. C’est justement lorsqu’une partie décide de ne pas honorer ses obligations que ça peut devenir un peu tendu.

La première chose à faire est toujours de trouver une solution à l’amiable. Il faudra donc tenter de communiquer avec la personne afin de comprendre pourquoi elle ne respecte pas le contrat et s’il existe une solution à ce désaccord.

Si cette option n’est pas possible, il faudra alors passer à la prochaine étape: la lettre de mise en demeure. Dans cette mise en demeure, vous allez essentiellement menacer l’autre partie de déposer des procédures judiciaires si le contrat verbal n’est pas respecté.

Peu importe vos demandes, la lettre de mise en demeure doit nécessairement donner un délai raisonnable précis à l’autre partie pour y répondre. Généralement, une période de 10 jours ouvrables est jugée suffisante.

De plus, vous devez obtenir une preuve de réception de la mise en demeure. Par conséquent, nous suggérons l’envoi par huissier ou par courrier recommandé. Ce sont les méthodes utilisées par les avocats.

Lorsque l’autre partie reçoit la mise en demeure, il y a essentiellement trois options qui se présentent à elle:

• Accepter votre demande et mettre fin aux procédures,
• Refuser la demande, ou
• Ne pas y répondre à l’intérieur des délais.

Si l’une des deux dernières options est choisie, vous pourrez alors passer à la dernière étape qui est la demande en justice. En ce qui concerne les formalités à respecter, il faudra identifier la cour compétente. Cela se fait généralement en fonction de la valeur du litige.

Comme vous l’aurez sans doute remarqué, les litiges dont la valeur se trouve entre 75 000$ et 99 999$ peuvent être à la fois devant la Cour du Québec et la Cour supérieure. Dans ce cas, vous aurez la liberté de choisir.

Si la valeur est de 15 000$ et moins, vous devrez vous présenter devant les petites créances. Cela signifie que vous ne pourrez pas être représenté devant le tribunal. En revanche, les règles sont plus flexibles et le processus est plus rapide.

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L’arbitrage – Un avantage des contrats écrits?

Dans le monde des affaires, il est toujours préférable d’éviter les tribunaux. En plus des longs délais et des coûts importants, cela peut avoir des conséquences importantes sur la réputation de votre entreprise.

Il est donc préférable de prioriser les modes alternatifs de règlement des différends lorsque cela est possible. L’une de ces alternatives est l’arbitrage. Similaire au procès, vous allez élire un arbitrage qui aura le pouvoir de rendre une décision finale et sans appel.

Les procédures étant privées, les informations ne seront pas divulguées et donc, vous fournisseurs ou partenaires commerciaux n’auront pas connaissance des procédures en question, ce qui est particulièrement intéressant.

Toutefois, à moins d’avoir une clause dans un contrat, il n’est pas possible de forcer l’arbitrage. Si l’autre partie ne veut pas y participer, vous serez obligé de passer par les tribunaux pour trouver une solution.

Évidemment, puisque le contrat verbal n’a pas vraiment de clauses, il pourrait être difficile, voire impossible, de démontrer que vous vous êtes entendus sur une clause d’arbitrage selon laquelle vous devez soumettre vos différends à un arbitrage.

Dans le cas d’un contrat écrit, la situation est différente. Les clauses d’arbitrage sont fréquentes dans le monde des affaires et donc, il s’agit d’un autre avantage des contrats avec une preuve écrite.

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Bien que le contrat verbal soit souvent une possibilité, cela ne veut pas dire qu’il s’agit nécessairement d’une bonne idée. La protection est généralement moins intéressante que celle d’un contrat écrit.

Généralement, les entreprises préfèrent faire des contrats verbaux, car il s’agit d’une solution rapide et le temps, c’est de l’argent. Toutefois, cette décision pourrait s’avérer particulièrement coûteuse en cas de désaccord.

Si vous souhaitez rédiger un contrat complet qui inclut toutes les clauses nécessaires afin de minimiser les risques de recours, il est fortement recommandé de faire appel à un avocat spécialisé en droit des affaires.

Grâce à ce contrat, vous serez en mesure de régler le problème, et ce, sans faire appel aux tribunaux. Bien souvent, vous n’aurez qu’à faire référence au document signé par les parties et le tour est joué!

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