Appels d'offres publics: Ma PME est-elle éligible?

Le nerf de la guerre dans le monde des affaires est de trouver des clients.

En effet, sans revenus, votre entreprise ne pourra jamais survivre et encore moins se développer afin de générer un profit.

Pour acquérir sa clientèle, des stratégies différentes sont disponibles pour les petites et moyennes entreprises (PME). Afin de faciliter le tout, la première étape est d’identifier votre niche et le type de client que vous voulez service

Selon les objectifs de votre entreprise, il est possible que vous souhaitiez conclure des contrats directement avec le gouvernement. Cependant, cela n’est pas aussi simple que vous pourriez le penser.

Dans bien des cas, vous aurez l’obligation de respecter plusieurs règles de procédures afin d’éviter les abus et, pire encore, les risques de collusion. Pour ce faire, il faudra passer par l’appel d’offres public.

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TOUT ce qu’il faut savoir sur les contrats publics au Québec

Dans l’exécution de plusieurs contrats, le gouvernement et les autres organismes publics auront besoin de faire appel à des entreprises privées. C’est dans ce cas qu’il y aura la possibilité de procéder à un appel d’offres public.

Voici tout ce qu’il faut savoir sur les différents contrats publics au Québec:

Quels sont les types de contrats disponibles?

Contrat d’approvisionnement: Il s’agit du contrat visant l’achat (ou la location) de biens. Il peut également inclure tous les frais relatifs à l’installation, au fonctionnement du bien et à l’entretien.

Contrat de service: Ce contrat concerne essentiellement les services professionnels et techniques. Cela englobe notamment les services d’analyse ainsi que l’exécution de contrat selon des normes établies (les contrats de déneigement par exemple).

Contrat de travaux de construction: Il s’agit de tous les contrats qui sont régis par la Loi sur le bâtiment. Dans ce cas, les entreprises doivent obligatoirement avoir une licence pour déposer leur candidature.

Contrat en technologies de l’information: Le gouvernement peut aussi demander la participation d’entreprises pour les contrats qui concernent l’approvisionnement et les services en technologie de l’information.

De quelle manière le gouvernement peut-il solliciter les entreprises?

En fonction du montant du contrat public, la manière de solliciter les entreprises va varier. L’appel d’offres public ne s’applique donc qu’aux contrats les plus dispendieux du gouvernement et des autres organismes publics.

D’abord, il y a le contrat de gré à gré. Ce dernier sera conclu directement avec l’entreprise choisie. Pour le gouvernement, il s’agit d’un contrat qui sera somme toute assez rare qui est réservé aux contrats de petite valeur.

Avant de choisir le contrat de gré à gré, l’organisme public doit obligatoirement vérifier si d’autres entreprises répondent aux besoins exprimés. Si oui, il faudra probablement choisir un autre mode de sollicitation.

Pour votre PME, il est fortement déconseillé de baser l’entièreté de votre stratégie sur ce type de contrat puisqu’il s’agit d’une exception qui est encadrée par plusieurs règles, notamment les montants à respecter.

Ensuite, le deuxième mode de sollicitation sera l’appel d’offres sur invitation. Cette procédure officielle va également imposer la publication d’avis d’appel d’offres directement sur le SEAO.

Dès qu’une entreprise respecte les critères d’éligibilité, celle-ci aura le droit de déposer une soumission afin d’obtenir le contrat. Si votre PME est éligible, il vous sera donc possible de participer.

Finalement, les appels d’offres publics visent les contrats de grande envergure. Cette procédure est soumise à plusieurs règles et toutes les entreprises qui respectent les critères peuvent soumissionner.

Quelles sont les étapes d’un appel d’offres public?

Vous souhaitez participer à un appel d’offres public? Il est important de savoir qu’il ne s’agit pas simplement de poser votre candidature pour un emploi. Plusieurs procédures doivent être respectées afin d’être éligibles.

Dans les étapes qui précèdent la publication d’un appel au marché public, il est toujours possible d’être en communication directe avec des représentants du gouvernement, notamment les personnes considérées comme des titulaires d’une charge publique.

En ce qui concerne les modes de communication relatifs à l’appel d’offres, le gouvernement a essentiellement deux outils différents:

• L’avis d’intention, et
• L’avis d’appel d’intérêt.

Tout dépendant l’avis qui est utilisé, la finalité sera très différente. Cependant, dans les deux cas, la publication de l’avis pourrait mener à un appel offres. Il est important de savoir que cela n’est pas une obligation et que le gouvernement pourrait décider de ne pas aller de l’avant.

L’avis d’intention

Tout d’abord, le gouvernement pourra choisir l’avis d’intention qui va permettre à un donneur d’ouvrage public d’annoncer son soit d’octroyer un contrat à une entreprise. Cet avis va également lui permettre de limiter les critères d’éligibilité.

Attention! Même si le gouvernement choisit l’avis d’intention, il ne sera pas possible de déroger à la Loi sur les contrats des organismes publics. Il faudra donc respecter toutes les règles en vigueur.

Une fois l’avis préparé, il devra être publié dans le Service électronique d’appel d’offres du gouvernement du Québec (SEAO). Il devra aussi inviter l’ensemble des entreprises capables de respecter les critères à se manifester.

En fait, grâce à l’avis d’intention, le donneur d’ouvrage va effectuer une recherche documentée qui permettra ensuite de justifier la décision quant aux entreprises sélectionnées. L’avis d’intention devra fournir les informations suivantes:

• Une description du contrat,
• Une durée du projet, et
• Les motifs justifiant la décision.

Dans tous les cas, il faudra prévoir un délai durant lequel les entreprises intéressées pourront faire part de leurs observations. Tous les autres principes encadrant l’appel d’offres public seront respectés.

Lorsque le processus d’avis d’intention prend fin, le donneur d’ouvrage pourra déterminer s’il souhaite aller de l’avant en octroyant le contrat à une entreprise ou s’il souhaite mettre fin au processus complet.

L’avis d’appel d’intérêt

Ensuite, le gouvernement pourrait aussi choisir d’aller de l’avant avec l’avis d’appel d’intérêt. Celui-ci est utilisé lorsque le gouvernement souhaite obtenir des informations relevant du secteur d’activité qui sera visé par l’appel d’offres.

Cet avis d’appel d’intérêt permet aussi au ministère ou à l’organisme privé d’avoir une meilleure idée du portrait global et des besoins s’il décide d’aller de l’avant et d’octroi d’un contrat à une entreprise privée.

Cet avis est beaucoup moins formel et contraignant que l’appel d’offres public en bonne et due forme. Il y aura tout de même la possibilité de trouver les mêmes principes, notamment:

• La publication dans le SEAO,
• Une période de publication, et
• Des communications destinées aux entreprises ayant démontré un intérêt.

Évidemment si vous souhaitez répondre à ce type d’avis, cela va occasionner des coûts pour votre entreprise. Cependant, cela va également vous donner quelques avantages. D’abord, vous pourrez communiquer avec le donneur d’ouvrage.

Ensuite, cela vous donnera une certaine notoriété dans votre entreprise, mais également vos produits ou services. En d’autres termes, votre PME aura une meilleure visibilité. Finalement, vous pourrez acquérir une certaine expertise dans le domaine des appels d’offres publics.

La publication d’un appel d’offres public

Si l’organisme public publie un appel d’offres public dans le SEAO, ce dernier pourra essentiellement montrer aux entreprises intéressées tous ses besoins. Essentiellement, cela va débuter le processus contractuel d’achat public.

Pour tous les appels d’offres publics, il est obligatoire d’utiliser le SEAO, et ce, tant pour la publication de l’avis que pour la distribution des documents d’appel d’offres et la publication des informations relatives au contrat.

De cette manière, vous aurez accès à toutes les informations pertinentes à un contrat. En ce qui concerne la durée du processus d’appel public, celle-ci est encadrée par la Loi sur les contrats des organismes publics.

Durant cette période, il y aura également le traitement des questions. En effet, si vous vous procurez des documents d’appel d’offres, il vous sera possible de questionner le ministère ou l’organisme public afin de connaître l’ensemble des besoins dans le cadre du contrat.

Dans le cadre de ce traitement de questions, vous ne pourrez pas communiquer avec n’importe qui à n’importe quel moment. 2 règles doivent absolument être respectées que poser des questions:

1. La personne à qui vous vous adressez doit être celle qui est nommée dans les documents d’appel d’offres, et
2. Les questions doivent être soumises avant l’expiration du délai de réception.

Dans le document d’appel d’offres, vous trouverez la date et l’heure limite. Il s’agit essentiellement du dernier moment où vous pourrez obtenir des précisions concernant l’appel d’offres et le donneur d’ouvrage.

Bien que cela ne soit pas toujours le cas, il peut s’agir d’une période ou vous pourrez obtenir des modifications quant aux exigences permettant d’appliquer pour le contrat. Par exemple, cela sera le cas si les critères limitent la concurrence de manière excessive.

Évidemment, il est possible que certaines situations fassent en sorte que vous ne soyez pas en mesure de respecter la date limite. Dans ce cas, vous pourrez obtenir le report de la date limite des réceptions dans deux situations.

D’abord, le report sera possible à la demande d’une entreprise qui participe au processus d’appel d’offres. Cependant, dans ce cas, le donneur d’ouvrage à l’entière discrétion pour décider. S’il reporte la date limite, la modification sera ajoutée dans le SEAO.

Il serait également possible d’obtenir un report de la date limite si une modification aux documents d’appel d’offres pouvait avoir comme conséquence d’avoir une incidence sur les prix du contrat.

Dans ce deuxième cas, la modification doit être transmise au minimum 7 jours avant la date limite. Toutefois, si ce délai ne peut être respecté, la date limite de la réception sera alors reportée afin de pouvoir respecter le nombre minimal de 7 jours.

La tenue d’une réunion d’information (étape facultative)

Si le donneur d’ouvrage le souhaite, il pourra tenir une réunion d’information. Ce choix lui revient entièrement. Cependant, s’il décide de tenir une telle réunion, il devra impérativement respecter certaines règles concernant:

• Le nombre de participants,
• Le délai, et
• Les soumissionnaires qui seront invités.

Ces règles vont permettre d’assurer un traitement équitable et transparent pour l’ensemble des personnes qui participent à l’appel d’offres. Les règles vont également permettre d’assurer la confidentialité des soumissionnaires.

Dès qu’une réunion d’information est prévue, toutes les informations vont se trouver directement dans le document d’appel d’offres. L’objectif d’une telle réunion est de fournir des informations supplémentaires aux commissaires. De plus, ces derniers pourront poser des questions relatives à l’appel d’offres.

La fin de la période de publication

Lorsque la période de publication de l’appel d’offres prend fin, le donneur d’ouvrage va dévoiler l’ensemble des soumissions. Cela doit se faire en présence d’un témoin à l’endroit prévu dans le document d’appel d’offres. Ce dévoilement doit aussi se faire à l’intérieur du délai fixé.

Au moment du dévoilement, l’organisme va dévoiler les noms des soumissionnaires. Il faudra ensuite procéder à une vérification afin de s’assurer que les informations sont valides et que les soumissionnaires respectent tous les critères d’éligibilité.

Il faudra aussi procéder à la vérification des prix totaux des soumissions à moins d’avoir obligé les participants à effectuer une évaluation de la qualité avant de candidater pour l’appel d’offres.

Qu’arrive-t-il si l’intégrité d’un participant n’est pas vérifiée? Dans ce cas, la vérification devra se faire au moment de la publication des résultats de l’ouverture publique des soumissions dans la SEAO qui doit être effectuée dans les 4 jours ouvrables.

L’analyse des soumissions

Durant l’analyse, le donneur d’ouvrage pourra déterminer la meilleure soumission en fonction de tous ses besoins. Tout au long de l’analyse, il sera important d’assurer la transparence et l’intégrité du processus.

Le donneur d’ouvrage va essentiellement vérifier toutes les soumissions reçues en portant une attention particulière aux critères d’admissibilité. Si votre admissibilité n’est pas retenue, vous recevez une lettre.

Ce rejet doit obligatoirement être motivé et vous être transmis dans les 15 jours suivant l’adjudication du contrat. En revanche, si un retard est entièrement attribuable à l’organisme public donnant de l’ouvrage, la soumission qui sera reçue après la date limite sera tout de même conforme.

La publication du résultat

Dans les 4 jours ouvrables suivants, l’ouverture publique des soumissions, le donneur d’ouvrage sera tenu de publier le résultat directement dans le SEAO. Lors de cette publication, il faudra au minimum identifier:

• Le nom du soumissionnaire, et
• Le prix total.

Il existe tout de même certaines exceptions à cette obligation de publier les résultats. En effet, s’il s’agit d’appels d’offres sur invitation, le donneur d’emploi n’aura pas l’obligation de publier les résultats.

Ensuite, l’organisme devra attribuer le contrat au prestataire qui a proposé le prix le plus bas tout en respectant les modalités de l’appel d’offres. En cas d’égalité, le contrat sera donné par tirage au sort.

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Appels d’offres publics – Quelles sont les conditions d’admissibilité?

Lorsque vous allez vouloir soumissionner pour un appel d’offres public, la première étape sera de vérifier les conditions d’admissibilité. Celles-ci seront directement dans les documents d’appel d’offres.

Il est important de savoir que dès que vous ne respectez pas l’une des conditions, votre candidature sera automatiquement rejetée. En d’autres termes, il est fondamental de prendre connaissance des conditions.

Outre les documents d’appel d’offres, il y aura aussi certaines conditions d’admissibilité de base qui vont se trouver directement dans la loi. Afin de s’assurer de la validité de votre candidature, le donneur d’ouvrage vous demande d’avoir des preuves de votre admissibilité.

Quelles sont les conditions de base? Outre le fait de posséder toutes les compétences et autorisations (permis, licence…) nécessaires pour effectuer le contrat, il faut aussi que l’entreprise:

• Ait un établissement au Québec où il exerce ses activités commerciales de manière permanente,
• Ait une Attestation de Revenu Québec, et
• Satisfait aux autres conditions dans le document d’appel d’offres.

Ce sera votre responsabilité en tant que soumissionnaire de démontrer que vous respectez les conditions. Cela vous permet d’éviter d’être possiblement rejeté en raison d’une erreur faite par le demandeur d’ouvrage.

Généralement, si vous n’êtes pas en mesure de fournir les preuves nécessaires au respect de la condition d’admissibilité, l’organisme pourra vous accorder un délai raisonnable. Cependant, cela ne sera pas le cas si les documents précis sont demandés dans l’appel d’offres.

Outre les conditions d’admissibilité, il faut aussi prendre en considération les conditions de conformité. Celles-ci vont viser les soumissions directement et peuvent aussi entraîner le rejet automatique de votre candidature.

Heureusement, ces conditions sont plus ou moins constantes d’un appel d’offres public à l’autre, à l’exception des quelques adaptations parfois nécessaires. Pour éviter les confusions, l’organisme public devra indiquer les conditions.

Si votre candidature est rejetée en raison du non-respect des conditions de conformité, votre demande de révision ne risque pas d’aboutir. Il est donc crucial de s’assurer du respect dès que vous souhaitez obtenir le contrat.

Lorsque la condition de non-conformité n’est pas dans les conditions de rejet automatique, l’organisme aura le droit de choisir si un manquement cause le rejet de votre candidature.

L’organisme peut dans certains cas permettre à l’entreprise de corriger la situation. En revanche, si cela risque d’endommager le principe d’égalité entre les candidats, l’organisme devra obligatoirement rejeter votre soumission.

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Trouvez des clients n’est jamais facile. Toutefois, lorsque ce dernier s’avère être le gouvernement, cela peut être encore plus complexe. Même si une plateforme montre tous les appels d’offres, il faut respecter plusieurs règles très strictes.

De plus, même si vous respectez les règles, vous ne serez pas la seule entreprise qui pourra postuler. Il faut donc s’assurer que votre dossier soit complet et qu’il soit le plus intéressant possible pour le donneur d’emploi.

Si vous ne savez pas où commencer, faire appel à un avocat spécialisé en droit, des affaires pourraient vous être très utiles. Grâce à son expérience, il pourra vous conseiller afin de vérifier votre éligibilité.

Dans le cas où votre entreprise est retenue, vous aurez plusieurs engagements légaux à respecter. Cela veut dire que le professionnel juridique pourra vous accompagner pour s’assurer que l’organisme public respecte également sa part du contrat.

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